Hãy nêu cách tìm và sắp xếp thông tin cần thiết?

Để tìm và sắp xếp thông tin cần thiết, hãy bắt đầu bằng thông tin hiện có. Ví dụ: bạn có thể ghi lại đơn hàng vào sổ cái hoặc giữ lại thông tin khách hàng trên biểu mẫu giấy trong tủ hồ sơ. Thu thập những tài liệu đó và liệt kê từng loại thông tin hiển thị (ví dụ: mỗi hộp bạn điền trên một biểu mẫu). Nếu bạn không có sẵn bất cứ biểu mẫu nào thì thay vào đó, hãy tưởng tượng bạn phải thiết kế một biểu mẫu để ghi lại thông tin khách hàng. Bạn muốn đưa thông tin nào vào biểu mẫu? Bạn sẽ tạo những ô nào để điền? Xác định và liệt kê từng mục trong số này. Ví dụ: giả sử bạn hiện đang giữ danh sách khách hàng trên thẻ chỉ mục. Việc kiểm tra các thẻ này có thể cho biết rằng mỗi thẻ lưu giữ một tên khách hàng, địa chỉ, thành phố, tiểu bang, mã bưu chính và số điện thoại. Mỗi mục trong số này đại diện cho một cột tiềm năng trong bảng.

Khi bạn chuẩn bị danh sách này, đừng lo lắng về việc phải tạo bảng hoàn hảo ngay từ đầu. Thay vào đó, hãy liệt kê từng mục bạn nghĩ ra. Nếu người khác sử dụng cơ sở dữ liệu, hãy hỏi cả ý kiến của họ. Bạn có thể tinh chỉnh danh sách sau đó.

Tiếp theo, hãy cân nhắc loại báo cáo hoặc quảng cáo qua thư bạn có thể muốn tạo ra từ cơ sở dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể muốn báo cáo doanh số sản phẩm hiển thị doanh số theo khu vực hoặc báo cáo tóm tắt hàng tồn kho hiển thị mức tồn kho sản phẩm. Có thể bạn cũng muốn tạo thư biểu mẫu để gửi đến khách hàng, công bố một sự kiện bán hàng hoặc đưa ra phí trả thêm. Thiết kế báo cáo trong đầu và tưởng tượng báo cáo sẽ trông như ra sao. Bạn muốn đưa thông tin nào vào báo cáo? Liệt kê từng mục. Thực hiện tương tự cho thư biểu mẫu và cho mọi báo cáo khác bạn dự định tạo.

Việc đưa ý tưởng vào báo cáo và thư tín bạn có thể muốn tạo sẽ giúp xác định được những mục cần thiết trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ: giả sử bạn mang đến cho khách hàng cơ hội chọn tham gia (hoặc không tham gia) cập nhật email định kỳ và bạn muốn in một danh sách những người đã chọn tham gia đó. Để ghi lại thông tin đó, bạn cần thêm một cột “Gửi email” vào bảng khách hàng. Đối với mỗi khách hàng, bạn có thể đặt trường là Có hoặc Không.

Yêu cầu gửi thư email cho khách hàng sẽ đề xuất một mục khác để ghi lại. Khi bạn biết có khách hàng muốn nhận thư email, bạn cũng sẽ cần biết địa chỉ email để gửi thư cho họ. Do đó, bạn cần ghi lại địa chỉ email của từng khách hàng.

Việc tạo một mẫu thử nghiệm cho mỗi báo cáo hoặc danh sách đầu ra và cân nhắc những mục bạn cần để tạo báo cáo. Ví dụ, khi bạn kiểm tra một bức thư biểu mẫu, một số điều có thể sẽ xảy ra. Nếu bạn muốn đưa ra lời chào chính xác — ví dụ: chuỗi "Mr.", "Mrs." hoặc "MS." bắt đầu lời chào, bạn sẽ phải tạo một mục chào mừng. Ngoài ra, bạn thường có thể bắt đầu một chữ cái với "Dear Mr. Smith", chứ không phải là "Dear. Mr. Sylvester Smith ". Điều này gợi ý rằng bạn thường muốn lưu trữ tên cuối cùng với tên đầu tiên.

Điểm chính cần ghi nhớ là bạn nên tách từng mẩu thông tin thành các phần nhỏ nhất, hữu dụng. Đối với tên, để giúp họ luôn sẵn dùng, bạn sẽ tách tên thành hai phần — Tên và Họ. Chẳng hạn để sắp xếp báo cáo theo tên, sẽ hữu ích nếu yêu cầu lưu trữ riêng họ của khách hàng. Nói chung, nếu bạn muốn sắp xếp, tìm kiếm, tính toán hoặc báo cáo dựa trên một mục thông tin thì bạn nên đặt mục đó vào một trường riêng.

Hãy nghĩ tới các câu hỏi bạn có thể muốn cơ sở dữ liệu trả lời. Ví dụ: bạn đã kết thúc bán hàng được cho bao nhiêu sản phẩm nổi bật tháng trước? Khách hàng thân thiết của bạn sống ở đâu? Nhà cung cấp sản phẩm bán chạy nhất của bạn là ai? Việc xem xét trước những câu hỏi này sẽ giúp bạn hướng tới các mục bổ sung cần ghi lại.

Sau khi thu thập thông tin này, bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo.