Tin học 11 Cánh Diều Chủ đề FICT Bài 6: Tạo báo cáo đơn giản

- Xây dựng báo cáo là khâu quan trọng cuối cùng hoàn tất việc kết xuất thông tin từ CSDL phục vụ người dùng. Báo cáo nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin của cấp quản lí cơ quan, doanh nghiệp. Mỗi khi chạy thực thi báo cáo, thông tin được kết xuất từ dữ liệu cập nhật mới nhất. Khác với biểu mẫu, người xem báo cáo không sửa đổi được các mục dữ liệu.

- Một báo cáo chi tiết hiển thị tất cả các bản ghi đã chọn, được phân nhóm và sắp xếp, có thể thêm số liệu tóm tắt mỗi nhóm.

- Một báo cáo tóm tắt không liệt kê các bản ghi đã chọn, chỉ trình bày các số liệu tổng hợp nhóm theo một chiều nào đó.

- Một báo cáo tóm tắt phân tích nhiều chiều dựa trên một mẫu truy vấn riêng tạo bằng Crosstab Query Wizard.

- Báo cáo được xây dựng dựa trên nguồn dữ liệu là bảng hay truy vấn. Để xây dựng báo cáo, cần biết sẽ dùng đến những trường dữ liệu nào và nên chuẩn bị sắp xếp, chọn lọc sẵn từ trước bằng một truy vấn.

- Giả sử ta cần làm báo cáo chi tiết hoạt động mượn trả sách của thư viện theo từng tháng, cho biết mỗi tháng có bao nhiêu giao dịch mượn sách và đồng thời phân tích số liệu theo Loại sách được mượn. Cần thiết kế truy vấn (Hình 1) lấy dữ liệu từ các bảng cơ sở: bảng Mượn-Trả và bảng Sách (để có trường Loại sách).

Hình 1. Một ví dụ truy vấn chuẩn bị báo cáo chi tiết

- Chú ý các chi tiết trong Hình 1:

 + Sắp xếp theo Ngày mượn là để nhóm theo từng tháng.

 + Gõ nhập trực tiếp cho cột “Month: Month([Ngày mượn))" để trích ra phần “tháng” từ Ngày mượn.

Ghi lưu truy vấn, ví dụ với tên là “q-Mượn Trả-Month”.

- Bước 1. Mở truy vấn “q-MượnTrả-Month" (hoặc chỉ cần đánh dấu chọn).

- Bước 2. Nháy chọn Create\Report sẽ tạo một báo cáo.

- Bước 3. Ghi lưu với tên “MượnTrả-Month”.

Đây là báo cáo chi tiết, hiển thị đầy đủ các bản ghi. Sau đó có thể thêm gộp nhóm và thông tin tóm tắt theo nhóm.

Trình tiện ích Report Wizard hỗ trợ tạo báo cáo và cho phép lựa chọn tuỳ biến theo yêu cầu.

- Bước 1. Nháy chuột chọn Create\Report Wizard.

- Bước 2. Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cơ sở cho báo cáo. Ví dụ, chọn bảng Mượn-Trả (Hình 2a).

Hình 2a. Chọn bảng và các trường dữ liệu

- Bước 3. Chọn các trường dữ liệu cần báo cáo. Ví dụ Số thẻ, Mã sách, Ngày Mượn, nháy vào dấu “>” để chuyển sang hộp Selected Fields); nháy Next khi đã chọn đủ các trường dữ liệu cần có (Hình 2a).

- Bước 4. Chọn gộp nhóm theo trường dữ liệu nào. Ví dụ, chọn nhóm theo Số thẻ tức là nhóm theo từng bạn đọc; nháy Next (Hình 2b).

Hình 2b. Chọn gộp nhóm theo Số thẻ

- Bước 5. Chọn một bài trí cơ sở cho báo cáo. Lựa chọn mặc định là “Tabular” nhưng có thể thay đổi nếu muốn; nháy Next.

- Bước 6. Nhập tên báo cáo trước khi chọn Finish. Nên đặt tên gợi nhớ nội dung báo cáo. Ví dụ, “MượnTrả- theoBandoc".

Sau khi được tạo ra, biểu tượng của báo cáo sẽ xuất hiện trong vùng điều hướng. Ta có thể mở ra bất cứ lúc nào để chỉnh sửa lại thiết kế theo mong muốn hoặc cho chạy để lấy thông tin mới cập nhật.

- Gộp nhóm các bản ghi là để tóm tắt dữ liệu nhằm hiển thị tổng con (hay giá trị trung bình, giá trị cực tiểu, giá trị cực đại) cho mỗi trường dữ liệu kiểu số của từng nhóm bản ghi (nhóm hàng).

- Sau khi gộp nhóm thì dữ liệu từng nhóm xuất hiện trong phần Detail (Hình 3). Ví dụ, ta muốn tóm tắt hoạt động mượn trả theo từng tháng.

Hình 3. Lựa chọn nhóm theo "Month"

Hướng dẫn thực hiện:

- Bước 1. Mở báo cáo chi tiết “MượnTrả-Month" trong khung nhìn thiết kế. Nháy vào lệnh Group & Sort trong vùng nút lệnh. Cửa sổ Group, Sort, and Total xuất hiện ở đáy màn hình.

- Bước 2. Nháy nút lệnh Add a group, nháy vào mũi tên trỏ xuống cạnh selected field, tiếp tục nháy chọn Month (Hình 3).

- Bước 3. Access gợi ý sắp xếp tăng dần "from smallest to largest". Bỏ qua vì ta đã sắp xếp theo Ngày mượn khi truy vấn.

- Bước 4. Nháy mũi tên More để thấy các lựa chọn tóm tắt dữ liệu (nếu chưa thấy). Access đưa ra gợi ý sẵn, thường là đã phù hợp. Tuy nhiên, ta có thể thay đổi nếu không đúng yêu cầu.

- Bước 5. Đánh dấu chọn cách hiển thị, ví dụ Show Grand Total và Show subtotal in group header (Hình 4).

- Bước 6. Ghi lưu với tên “MượnTrả-Theo Tháng”. Chuyển sang khung nhìn báo cáo để xem kết quả.

Hình 4. Lựa chọn cách tóm tắt số liệu từng nhóm

Nhiệm vụ 1. Theo hướng dẫn chi tiết từng bước trong bài học, thực hiện các việc sau: a) Tạo truy vấn dữ liệu làm nguồn dữ liệu cho báo cáo.

b) Tạo báo cáo đơn giản bằng nút lệnh Report; ghi lưu kết quả thành báo cáo "MượnTrả-Month".

Nhiệm vụ 2. Sử dụng báo cáo vừa tạo ở Bài 1, thực hiện các việc sau:

a) Mở báo cáo “MượnTrả-Month".

b) Lặp lại từng bước theo hướng dẫn để gộp nhóm theo tháng, tính các tổng con và xác định cách hiển thị. Kiểm tra kết quả. Ghi lưu.

Theo em, làm báo cáo nghĩa là gì?

Hướng dẫn giải:

- Làm báo cáo là quá trình tạo ra một tài liệu có cấu trúc và hệ thống để trình bày thông tin, dữ liệu hoặc kết quả của một hoạt động, một dự án, một sự kiện hoặc một khía cạnh nào đó.

- Mục đích chính của việc làm báo cáo là trình bày thông tin một cách rõ ràng, có cấu trúc và có ý nghĩa để người đọc hoặc khách hàng có thể hiểu và sử dụng thông tin đó để đưa ra quyết định, phân tích hoặc tham khảo.

Học xong bài này, em sẽ:

- Thực hiện được việc kết xuất thông tin từ CSDL.

- Tìm hiểu được thêm một vài chức năng của hệ quản trị CSDL.

Như vậy là các em đã xem qua bài giảng Bài 6 Chủ đề FICT SGK Tin học 11 Cánh diều Tin học ứng dụng. Để củng cố kiến thức bài học mời các em tham gia bài tập trắc nghiệm Trắc nghiệm Tin học 11 Cánh Diều Chủ đề FICT Bài 6.

Câu 4-10: Mời các em đăng nhập xem tiếp nội dung và thi thử Online để củng cố kiến thức về bài học này nhé!

Các em có thể xem thêm phần hướng dẫn Giải bài tập Tin học 11 Cánh Diều Chủ đề FICT Bài 6 để giúp các em nắm vững bài học và các phương pháp giải bài tập.

Khởi động trang 156 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Hoạt động trang 156 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Vận dụng trang 160 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Câu hỏi 1 trang 160 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Câu hỏi 2 trang 160 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Trong quá trình học tập nếu có thắc mắc hay cần trợ giúp gì thì các em hãy comment ở mục Hỏi đáp, Cộng đồng Tin học của HOC247 sẽ hỗ trợ cho các em một cách nhanh chóng!

Chúc các em học tập tốt và luôn đạt thành tích cao trong học tập!