Tin học 11 Cánh Diều Chủ đề FICT Bài 1: Làm quen với Microsoft Access

- Microsoft Access (gọi tắt là Access) là phần mềm hệ quản trị CSDL phù hợp với các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ hay người dùng cá nhân.

- Cách tổ chức cùng những thao tác tương tự như các ứng dụng trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office.

 

Vùng nút lệnh

- Ở phía trên cùng là vùng nút lệnh gồm nhiều dải lệnh nằm đè lên nhau. Các thẻ (tab) để mở các dải lệnh File, Home, Create. External Data, Database Tools,... Trong Hình 1 là dải lệnh Home hay dùng nhất với các nhóm lệnh Views, Clipboard, Sort & Filter, Records.

- Access làm thay đổi các thành phần trong vùng nút lệnh tuỳ theo ta đang làm việc với đối tượng cụ thể nào ở trong vùng làm việc. Vùng nút lệnh hiển thị sẵn sàng các nút lệnh thường dùng vào lúc ấy.

 

Hình 1. Một cửa sổ làm việc của Access

 

Vùng điều hướng

- Vùng điều hướng hiển thị các đối tượng trong một CSDL.

- Mỗi đối tượng được thể hiện dưới dạng một biểu tượng kèm với tên của nó.

 

Vùng làm việc

- Nháy đúp chuột vào biểu tượng của đối tượng trong vùng điều hướng sẽ làm hiển thị nội dung của đối tượng đó trong vùng làm việc. Có thể mở đồng thời nhiều đối tượng trong vùng làm việc.

- Mỗi đối tượng sẽ có một thẻ ở bên trên cho thấy tên của nó. Nháy chuột chọn thẻ sẽ làm hiển thị nội dung của đối tượng đã chọn. Để đóng đối tượng, nháy chuột vào dấu ở góc trên bên phải màn hình.

Nhận xét và quy ước chung:

- Thường có vài cách thao tác khác nhau để đạt được cùng một kết quả. Cách được coi là “chính thống” khi mới làm quen với phần mềm là bắt đầu từ một nút lệnh trong một dải lệnh ở vùng làm việc.

- Quy ước: Trong hướng dẫn thao tác sẽ viết ngắn gọn cho dễ nhớ.

Ví dụ: Viết Create\Table... nghĩa là “nháy chuột vào thẻ Create sẽ thấy nút lệnh Table và tiếp tục nháy chuột chọn Table...".

- Thao tác nhanh: Khi đã quen dùng, nên tru tiên nhảy chuột phải và sử dụng bảng chọn nổi lên (context menu). Ở đây có các lựa chọn thích hợp với bối cảnh lúc đó, rất tiện chọn lệnh tiếp theo.

 

Thay đổi khung nhìn

- Một đối tượng trong CSDL Access có thể mở dưới các khung nhìn (View) khác nhau. Mỗi khung nhìn phục vụ tốt nhất cho một loại công việc.

- Để thay đổi khung nhìn cho một đối tượng, có thể thực hiện một trong các cách sau đây:

 + Cách 1: Nhảy chuột vào nút lệnh View để hiển thị danh sách chọn khung nhìn, sau đó chọn khung nhìn thích hợp.

 + Cách 2: Nháy chuột vào các nút lệnh chọn khung nhìn có sẵn ở góc phải dưới của cửa sổ Access (Hình 1).

 + Cách 3: (Dùng bảng chọn nổi lên) Nháy chuột phải lên thẻ của đối tượng đang mở và chọn khung nhìn thích hợp.

 

- Một CSDL Access được lưu trong máy tính thành một tệp có đuôi tên tệp là “, accdb”. Mỗi cửa sổ Access làm việc với một CSDL.

- Có thể tạo một CSDL mới trong Access bằng hai cách khác nhau: từ khuôn mẫu cho trước hoặc từ CSDL trống (Blank Database).

- Đối với CSDL trống, ta phải tự làm tất cả các công việc như: tạo từng bảng theo thiết kế, nhập dữ liệu và xây dựng các biểu mẫu, báo cáo, truy vấn...

- Nếu sử dụng khuôn mẫu, Access giúp ta rất nhiều vì đã làm sẵn một số khung bảng, biểu mẫu, báo cáo,...

- Nói “khung” hàm ý chưa có dữ liệu. Chỉ cần nhập dữ liệu là CSDL đã sẵn sàng để sử dụng. Nếu thấy những điểm chưa hoàn toàn phù hợp với nhu cầu sử dụng, có thể chỉnh sửa thiết kế các khung bảng, biểu mẫu, báo cáo,... theo ý muốn. Access đã làm sẵn khá nhiều khuôn mẫu để lựa chọn.

 

Tạo cơ sở dữ liệu mới tử Blank database

- Bước 1. Khởi chạy Access, chọn New hoặc từ cửa sổ làm việc của Access, chọn File New.

- Bước 2. Nháy chuột chọn Blank desktop database (Hình 2), một cửa sổ Access mở ra.

- Bước 3. Đổi tên tệp thay cho tên mặc định ở ô File Name và xác định thư mục nơi chứa tập CSDL. Sau đó nhấn Create.

 

Hình 2. Tạo CSDL trắng

 

Tạo CSDL từ khuôn mẫu

Tạo mới một CSDL từ khuôn mẫu chỉ khác tạo CSDL trống ở Bước 2. Thay vì chọn Blank desktop database, cần tìm và chọn khuôn mẫu mong muốn trước khi thực hiện Bước 3. Chi tiết Bước 2 như sau:

- Nếu thấy khuôn mẫu mong muốn, nhảy chọn nó, một cửa sổ Access sẽ mở, thực hiện tiếp Bước 3 như Mục a.

- Nếu chưa nhìn thấy khuôn mẫu mong muốn trên máy tính của mình, cần tìm kiếm nó bằng cách sử dụng ô tìm kiếm (Search for online templates). Sau đó chọn tải về và mở ra.

 

- Có hai khung nhìn bảng là khung nhìn thiết kế (Design View) và khung nhìn bảng dữ liệu (Datasheet View) (Hình 3).

- Trong khung nhìn bảng dữ liệu, mỗi bản ghi là một hàng trong bảng, mỗi cột trong bảng là một trường của bản ghi, chứa dữ liệu thuộc một kiểu nào đó.

- Mỗi kiểu dữ liệu có các thuộc tính nhất định. Cần thiết lập kiểu dữ liệu cho mỗi cột trong bảng phù hợp với thực tế và mục đích sử dụng.

 

Hình 3. Khung nhìn thiết kế và khung nhìn bảng dữ liệu

 

Các cột trong bảng

- Access luôn mặc định thiết kế trường dữ liệu đầu tiên tên là ID và có kiểu dữ liệu là AutoNumber.

- Access mặc định chọn trường ID là khoá chính của bảng và hiển thị biểu tượng chìa khoá tại đầu mút trái cạnh tên trường (Hình 4).

- Sau này, ta có thể chọn trường khác làm khoá chính, theo đúng thiết kế thay cho trường ID mặc định.

- Mở bảng Students trong khung nhìn thiết kế để thao tác khám phá. Khung nhìn thiết kế bảng chia làm hai phần (Hình 4).

- Nửa trên là danh sách tên trường (Field Name) kèm kiểu dữ liệu (Data Type).

- Nháy chuột chọn Data Type cụ thể cho một trường thì nửa dưới hiển thị các thuộc tính chi tiết hơn của kiểu dữ liệu trong trường đó, gọi là thuộc tính trường (Field Properties). Hình 4 minh hoạ các thuộc tỉnh chi tiết của trưởng Date of Birth.

 

Hình 4. Khung nhìn thiết kế bảng và cách thiết lập kiểu dữ liệu cho cột

 

Thao tác thiết kế các cột trong bảng

Nháy chuột vào ô vuông đầu mút trái cạnh tên trường sẽ đánh dấu chọn cả hàng ngang (tức là cột có tên đó trong bảng dữ liệu). Sau khi đã chọn, có thể:

- Xoá hay chèn thêm trưởng mới kể bên: Dùng nút lệnh Delete Rows hay Insert Rows trong vùng nút lệnh.

- Đặt làm trường khoá chính của bảng hay gỡ bỏ không còn là khoả chính bằng nút lệnh Primary Key hình chìa khoá trong vùng nút lệnh.

Mẹo: Nháy chuột phải vào ô vuông đầu mút trái cạnh tên trường sẽ xuất hiện bảng chọn nổi lên với các lệnh tương tự.

- Nháy chuột vào tên trường để gõ nhập tên mới nếu muốn đổi tên.

 

Nhiệm vụ 1. Tạo CSDL bằng khuôn mẫu

a) Tạo một CSDL theo mẫu Students. Mở bảng Students và chuyển sang khung nhìn thiết kế.

b) Thử ghi lưu CSDL vừa tạo ở câu a) về máy tính cá nhân với một tên tuỳ ý.

Nhiệm vụ 2. Khám phá biểu mẫu và thử nhập dữ liệu từ biểu mẫu

a) Mở biểu mẫu Student List, chuyển sang khung nhìn Form View (nếu cần thiết).

b) Nhập dữ liệu tuỳ ý cho vài bản ghi và một vài trường:

- Trường với kiểu dữ liệu Date/Time, chú ý cách Access hỗ trợ dùng lịch để chọn ngày tháng.

- Trường Level, chủ ý biểu mẫu sẽ thả xuống danh sách để chọn.

c) Mở bảng Students để xem kết quả nhập dữ liệu.

Nhiệm vụ 3. Xem các thuộc tính chi tiết của một cột

a) Mở bảng Students trong khung nhìn thiết kế, chú ý vùng Field Properties hiển thị các thuộc tính chi tiết hơn.

b) Nháy chuột vào Data Type của trưởng Student ID và xem các thuộc tỉnh.

c) Làm tương tự với trường Date of Birth.

Nhiệm vụ 4. Khám phá các thao tác thiết kế cột trong khung nhìn thiết kế bảng Students

a) Thử xoá một trưởng, ví dụ E-mail Address, Home Phone,...

b) Thử chèn thêm một trường mới vào chỗ vừa xoa bớt xong.

c) Thủ đổi tên một vài trường, ví dụ First Name thành Tên, Last Name thành Họ, đổi tên trường có kiểu dữ liệu Date/Time thành Ngày sinh.

Theo em, khi nào nên tạo mới một CSDL Access từ khuôn mẫu có sẵn?

 

Hướng dẫn giải:

Có một số tình huống khi nên tạo mới một CSDL Access từ khuôn mẫu có sẵn:

1. Khi bạn cần tạo nhanh một CSDL với cấu trúc sẵn và các đối tượng liên quan: Khuôn mẫu có sẵn trong Access cung cấp các bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo đã được thiết kế sẵn. Nếu bạn cần tạo một CSDL mới và muốn bắt đầu với một cấu trúc đã hoàn chỉnh và các đối tượng có sẵn, tạo CSDL từ khuôn mẫu là một lựa chọn tốt.

2. Khi bạn không có kỹ năng hoặc thời gian để thiết kế CSDL từ đầu: Nếu bạn không có kiến thức chuyên sâu về thiết kế CSDL hoặc không có thời gian để xây dựng một CSDL hoàn chỉnh từ đầu, sử dụng khuôn mẫu có sẵn giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực.

3. Khi bạn cần tham khảo và học hỏi từ khuôn mẫu có sẵn: Khuôn mẫu trong Access cung cấp một cơ sở để bạn tìm hiểu cách thiết kế CSDL và cách sử dụng các đối tượng khác nhau như bảng, biểu mẫu và truy vấn. Bằng cách tạo mới CSDL từ khuôn mẫu, bạn có thể khám phá các phương pháp thiết kế và xem cách các đối tượng được liên kết với nhau.

4. Khi bạn muốn tùy chỉnh khuôn mẫu để đáp ứng nhu cầu cụ thể của mình: Mặc dù khuôn mẫu có sẵn đã cung cấp một cấu trúc và giao diện sẵn, bạn vẫn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với yêu cầu riêng của bạn. Bạn có thể thêm, xóa, chỉnh sửa các bảng, biểu mẫu và truy vấn theo ý muốn.

Học xong bài này, em sẽ:

- Biết được một số đặc điểm của phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft Access và một số thành phần chính trong cửa sổ làm việc của nó.

- Biết được một số kiểu dữ liệu trường của các bản ghi trong Microsoft Access và cách thiết lập kiểu dữ liệu trường.

- Tạo lập được một cơ sở dữ liệu đơn giản từ khuôn mẫu Microsoft Access cho trước và biết cách nhập dữ liệu vào một bảng.

Như vậy là các em đã xem qua bài giảng Bài 1 Chủ đề FICT SGK Tin học 11 Cánh diều Tin học ứng dụng. Để củng cố kiến thức bài học mời các em tham gia bài tập trắc nghiệm Trắc nghiệm Tin học 11 Cánh Diều Chủ đề FICT Bài 1.

Câu 4-10: Mời các em đăng nhập xem tiếp nội dung và thi thử Online để củng cố kiến thức về bài học này nhé!

Các em có thể xem thêm phần hướng dẫn Giải bài tập Tin học 11 Cánh Diều Chủ đề FICT Bài 1 để giúp các em nắm vững bài học và các phương pháp giải bài tập.

Khởi động trang 127 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Hoạt động trang 127 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Nhiệm vụ 1 trang 132 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Nhiệm vụ 2 trang 132 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Nhiệm vụ 3 trang 132 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Vận dụng trang 132 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Câu hỏi 1 trang 132 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Câu hỏi 2 trang 132 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Câu hỏi 3 trang 132 SGK Tin học 11 Cánh diều - CD

Trong quá trình học tập nếu có thắc mắc hay cần trợ giúp gì thì các em hãy comment ở mục Hỏi đáp, Cộng đồng Tin học của HOC247 sẽ hỗ trợ cho các em một cách nhanh chóng!

Chúc các em học tập tốt và luôn đạt thành tích cao trong học tập!