Bài 7: Trộn văn bản

Trong thực tế, nhiều khi phai in văn bản theo một mầu gửi cho nhiều người như giấy mới, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận tốt nghiệp,... Các văn bản này có một đặc điểm chung là một phần văn bản không thay đôi và một phẩn thay đổi. Phần nội dung bị thay đổi có thề lấy từ một bảng danh sách như danh sách cán bộ, danh sách học sinh, danh sách thí sinh dự thi,... Word có chức năng trộn văn bản để thực hiện các công việc này một cách dễ dàng. Chi cần soạn thảo một lần phần văn bản không thay đổi, được gọi là văn bản mẫu. Soạn thảo một danh sách tương ứng với phần nội dung thay đổi, được gọi là văn bản nguồn. Sử dụng chức năng trộn văn bản (Mail Merge) kết hợp văn bản mẫu và văn bản nguồn để tạo ra một danh sách các văn bản theo yêu cầu.

Văn bản mầu chứa các nội dung không thay đối được soạn thảo theo mẫu cho trước và lưu lại dưới dạng một tệp văn bản. Ví dụ: một mẫu giấy báo điểm thi như hình 7.92.

Hình 7.92. Văn bản mẫu được lưu với tên tệp mau giay bao diem.docx

Văn bản nguồn là một bảng danh sách được soạn thảo trong Word, một bảng trong Excel hoặc một bảng trong cơ sở dữ liệu Access. Neu soạn thảo bảng dữ liệu trong Word hoặc Excel, bảng dữ liệu phải được đặt ở ngay đầu tệp với dòng đầu tiên là dòng tiêu đề (nên đặt dòng tiêu Để bằng tiếng Việt không có dấu). Mỗi cột trong bảng được gọi là một hường (field), mỗi dòng (trừ dòng tiêu đề) được gọi là một bản ghi (record).

Trong hình 7.93, bảng danh sách được lưu ưong bảng tính Danh sack trong tệp danh sach thi sinh. Bảng gồm 7 trường (SBD, Ho ten, Diem toan, Diem van, Diem chuyên, Diem UT, Tong) và 4 bản ghi. Trường Tong được tính theo công thức: Tong = Diem toan + Diem van + Diem chuyen*2 + Diem UT.

Hình 7.93. Bảng danh sách thí sinh thi vào chuyên

• Bước 1: Mở mẫu văn bản chính. Trên thanh Ribbon, chọn Mailings/Start Mail/Merge/Select Ređpients/use Existing List, xuất hiện hộp thoại Select Data Source như hình 7.94.

Hình 7.94. Hộp thoại select data source

• Bước 2: Chọn văn bản nguồn từ hộp thoại Select Data Source. Nếu bảng danh sách được lưu trong một trang tính trong tệp Excel thì chọn trang tính chứa bảng danh sách (hình 7.95).

Hình 7.95. Chọn mỗi bảng tính trong tệp Excel

• Bước 3: Trong trang văn bàn mẫu, đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cân chèn một trường, nháy vào nút Insert Merge Field trên thanh Ribbon, chọn tên một trường phù họp trong bảng chọn danh sách các trường. Thực hiện chèn tiếp các trường khác vào các vị trí phù hợp.

Hình 7.96. Thực hiện chèn một trường vào văn bản mẫu

• Bước 4: Nháy chọn vào nút Preview Results để xem kết quả văn bản sau khi trộn. Nháy vào các mũi tên để chuyển sang xem kết quả với các bản ghi khác. Có thể thực hiện định dạng lại văn bản mẫu tại bước này. Trong hình 7.97, nút lệnh PreviewResults đang được chọn, ô bên phải trong cùng nhóm Preview Results đang hiển thị số 2, phía dưới trang văn bản mẫu đang hiển thị giấy thông báo cho bản ghi thứ hai.

Hình 7.97. Ví dụ xem kết quả trộn cho bản ghi thứ hai

• Bước 5: Nháy vào nút Finish Merge/Edit Individual Documents, xuất hiện hộp thoại Merge New Document, nháy chọn all nếu trộn toàn bộ danh sách, nhập số bản ghi bẳt đầu vào ô From và số bản ghi cuôi vào ô To nếu trộn một phần danh sách. Word sinh ra một tệp kết quả với tên mặc định Lettersl.docx, nháy chọn File/Save để lưu tệp kết quả với tên khác.

Hình 7.98. Tạo tệp kết quả trộn văn bản.