Bài 6: Đối chiếu kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản kế toán


Mời các bạn cùng tham khảo nội dung bài giảng Bài 6: Đối chiếu kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản kế toán sau đây để tìm hiểu về bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản, bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ, bảng chi tiết số phát sinh.

Tóm tắt lý thuyết

Cuối kỳ kế toán phải tiến hành đối chiếu và kiểm tra công việc ghi chép trên tài khoản kế toán nhằm phát hiện những trường hợp sai, thiêu mà tiên hành điều chỉnh lại sổ kế toán.

Việc đối chiếu, kiểm tra này được thực hiện bằng cách lập các bảng đôi chiếu số phát sinh. Có 3 loại bảng đối chiếu số phát sinh:

1. Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản

Là bảng kê toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản kế toán.

Do tính chất cân đối của tài sản với nguồn vốn cũng như nguyên tắc ghi sổ kép là trong một định khoản số tiền ghi bên Nợ phải bằng với số tiền ghi bên Có, suy ra tổng số tiền ghi bên Nợ của các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi bên Có của các tài khoản, từ đó kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Sự cân đối này giúp cho việc kiểm tra số liệu ghi trên các tài khoản kế toán. Tuy nhiên bảng cân đối số phát sinh các tài khoản không kiểm tra được mọi trường hợp sai như trường hợp ghi sai quan hệ tài khoản hay ghi số sai ở cả hai bên Nợ và Có của các tài khoản thì bảng này không phát hiện được.

Cách lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản như sau:

Căn cứ vào số liệu trên tài khoản để ghi lần lượt vào các cột tương ứng trong Báng cân đối số phát sinh các tài khoản, mỗi tài khoản được ghi 1 dòng, ghi cho tất cả các tài khoản sử dụng trong kỳ của doanh nghiệp kể cả những tài khoản chỉ có số dư mà không có số phát sinh trong kỳ cũng như những tài khoản không có số dư mà chỉ có số phát sinh trong kỳ. Cách ghi cụ thể như sau:

  • Hai cột số dư đầu kỳ lập bàng cách lây số liệu ở sô dư đầu kỳ của các tài khoản để ghi vào, nếu số dư trên tài khoản bên Nợ thì ghi vào cột nợ trên bảng, nếu số dư trên tài khoản bên Có thì ghi vào cột có trên bảng.
  • Hai cột số phát sinh trong kỳ lập bằng cách lấy số liệu ở dòng cộng số phát sinh bên Nợ và bên Có trên tài khoản để ghi tương ứng vào cột nợ và cột có trên bảng.
  • Hai cột số dư cuô"i kỳ lập bằng cách lấy số liệu ở số dư cuối kỳ của các tài khoản để ghi vào, nếu số dư trên tài khoản bên Nợ thì ghi vào cột Nợ trên bảng, nếu số dư trên tài khoản bên Có thì ghi vào cột Có trên bảng.

Sau khi ghi xong, cộng các cột ghi vào dòng tống cộng ở cuổì bảng. Tổng số hai cột số dư đầu kỳ phải bằng nhau, tương tự như vậy tồng số hai cột sô phát sinh trong kỳ và hai cột số dư cuối kỳ cũng phải bằng nhau. Chúng ta lấy lại ví dụ ở phần 4.5. để lập Bảng cân đôi số phát sinh các tài khoản.

Đơn vị: Việt Phát

BẢNG ĐỐI CHIẾU SỐ PHÁT SINH CÁC TÀI KHOẢN

Tháng 1 năm 20IX

Đơn vị tính: 1000đ

Số

TK

Tên Tài khoản

Số dư dầu kỳ

Số phát sinh

Số dư cuối kỳ

Nợ

Nợ

Nợ

111

Tiền mặt

10.000

_

7.000

14.000

3.000

_

112

Tiền gởi NH

60.000

_

8.000

28.000

40.000

_

121

CKKD

20.000

_

5.000

_

25.000

_

131

Phải thu của KH

30.000

_

_

17.000

13.000

_

138

Các khoản PT khác

20.000

_

_

_

20.000

_

141

Tạm ứng

6.000

_

1.000

_

7.000

_

242

Chi phí trả trước

4.000

_

2.000

_

6.000

_

152

Nguyên vật liệu

20.000

_

15.000

 

35.000

_

153

Công cụ, dụng cụ

5.000

_

1.000

_

6.000

 

154

Chi phí SXKD dở dang

15.000

_

_

_

15.000

_

155

Thành phẩm

40.000

_

_

_

40.000

_

211

TSCĐ hữu hình

600.000

_

10.000

_

610.000

_

213

TSCĐ vô hình

100.000

_

_

_

100.000

_

214

HM TSCĐ

_

230.000

_

_

_

230.000

228

Đẩu tư khác

100.000

-

_

_

100.000

_

341

Vay và nợ TTC

_

51.000

11.000

6.000

_

46.000

331

Phải trả cho NB

_

25.000

16.000

15.000

_

24.000

333

T & các khoản PNNN

_

20.000

7.000

_

_

13.000

334

Phải trả NLĐ

_

10.000

3.000

_

_

7.000

338

CK phải trả, PN khác

_

8.000

_

_

_

8.000

411

Nguồn vốn KD

_

430.000

 

40.000

 

470.000

414

Quỹ ĐT phát triển

_

40.000

 

_

_

40.000

418

Các quỹ khác

_

30.000

4.000

_

_

26.000

421

Lợi nhuận chưa pphối

_

150.000

30.000

_

_

120.000

441

Nguổn vốn ĐTXDCB

_

30.000

_

_

_

30.000

 

Tổng cộng

1.030.000

1.030.000

120.000

120T000

1.020.000

1.020.000

Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản ngoài tác dụng kiểm tra số liệu, còn dùng để phân tích, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp qua việc đối chiếu số phát sinh bên Nợ với số phát sinh bên Có, đối chiếu số dư đầu kỳ với số dư cuối kỳ....

2. Bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ

Bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ dùng để đối chiếu kiểm tra số liệu ghi trên tài khoản kế toán nhưng đặc điểm của bảng này là trong khi đối chiếu số phát sinh của các tài khoản nó còn phản ánh được quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán có liên quan.

Cách lập bảng cụ thể như sau:

  • Số dư đầu kỳ: Lấy số dư đầu kỳ bên nợ của các tài khoản kế toán ghi vào cột số dư đầu kỳ bên Nợ trên bảng, lấy số dư đầu kỳ bên có của các tài khoản kế toán ghi vào dòng số dư đầu kỳ bên có trên bảng theo từng tài khoán tương ứng.
  • Số phát sinh: Đối với số phát sinh chỉ cần căn cứ vào số liệu phát sinh ở cùng một bên của các tài khoản kế toán đế ghi tương ứng vào bảng.

Nếu căn cứ vào số phát sinh bên Nợ của các tài khoản kế toán để ghi vào bảng thì lần lượt lấy số phát sinh bên Nợ của từng tài khoản kế toán để ghi vào dòng của tài khoản đó đối ứng với từng tài khoản kế toán ghi Có ở các cột liên quan.

Nếu căn cứ vào số phát sinh bên Có của các tài khoản kế toán để ghi vào bảng thì lần lượt lấy số phát sinh bên Có của từng tài khoản kế toán để ghi vào cột của tài khoản đó đối ứng với từng tài khoản kế toán ghi Nợ ở các dòng liên quan.

  • Số dư cuối kỳ: Lấy số dư cuối kỳ bên Nợ của các tài khoản kế toán ghi vào dòng số dư cuối kỳ bên Nợ trên bảng, lấy số dư cuối kỳ bên Có của các tài khoản kế toán ghi vào cột số dư cuối kỳ bên Có trên bảng theo từng tài khoản tương ứng.

Sau khi ghi xong cộng theo chiều ngang và cột dọc, chúng ta lây lại ví dụ ở phần 4.5. để lập Bảng cân đối số phát sinh kiểu bàn cờ.

Bảng cân đối số phát sinh kiểu bàn cờ phản ánh được quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán. Do vậy kiểm tra được mặt hợp lý của các quan hệ kinh tế đã phát sinh và trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.

KIỂU BÀN CỜ

3. Bảng chi tiết số phát sinh

Bảng chi tiết số phát sinh là bảng kê số liệu ghi chép ở các tài khoản kế toán cấp 2 hoặc các sổ chi tiết tổng hợp lại để đôi chiếu với số liệu ghi chép trên tài khoản kế toán cấp 1.

Bảng chi tiết số phát sinh cũng phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ bằng tiền ngoài ra theo yêu cầu quản lý của từng đối tượng, bảng còn phản ánh bằng hiện vật. Cách lập bảng là căn cứ vào số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ phản ánh trên các bảng tài khoản cấp 2 hay các sổ kế toán chi tiết để lấy số liệu ghi tương ứng vào các dòng và các cột trong bảng.

Chúng ta lấy ví dụ ở phần 4.4. để lập bảng chi tiết số phát sinh sau:

Đơn vị: Việt Phát 

BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH: Nguyên liệu & Vật liệu

Tháng 4 năm 201X                                    Đơn vị tính: kg,1.000đ

Tên

Vật liệu

Đơn

giá

Số dư đầu kỳ

Số phát sinh trong kỳ

Số dư cuối kỳ

Nhập

Xuất

Số

lượng

Thành

tiền

Số lượng

Thành

tiền

Số

lượng

Thành

tiền

Số

lượng

Thành

tiền

NVL chính

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-(A)

5

1.000

5.000

4.000

20.000

4500

22.500

500

2.500

Cộng

 

1.000

5.000

4.000

20.000

4.500

22.500

500

2.500

Vật liệu phụ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-(B)

1

500

500

1.500

1.500

1.700

1.700

300

300

Cộng

 

500

500

1.500

1.500

1.700

1.700

300

300

 

 

....

 

 

 

 

 

 

 

Cộng NL-VL

 

 

5.500

 

21.500

 

24.200

 

2.800

Bảng này ngoài tác dụng chính là kiểm tra tính chính xác của số liệu hạch toán chi tiết, đôi chiếu giữa sô liệu hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp ngoài ra còn giúp cho việc phân tích kinh tế cua từng đôi tượng kế toán cụ thể../.