Bài 3: Các thao tác đổi với Presentation (bài trình chiếu)

Khi tạo mới bài thuyết trình, PowerPoint chèn sẵn slide tựa đề với hai hộp văn bản trống gọi là các placeholder. Đây là các placeholder dùng để nhập văn bản. Ngoài ra, PowerPoint còn có nhiều loại placeholder khác để chèn hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ,...

Có nhiều kiểu bố trí các placeholder trên slide mà PowerPoint xây dựng sẵn được gọi là các layout. Tuỳ theo nội dung cần xây dựng cho slide mà chọn kiểu layout phù hợp.

Để chèn thêm slide mới vào bài thuyết trình cẩn thực hiện các bước sau:

Chọn vị trí chèn: Trong chế độ Normal View, chọn slide nằm trước slide sẽ thêm mới, nhấn chuột vào dưới slide này, khi đó sẽ xuất hiện một đường nằm ngang nhấp nháy cho biết đó là vị trí mà slide mới sẽ dược chèn vào.

Thực hiện thao tác chèn:

• Cách 1: Nhấn nút chuột phải, chọn New Slide, một slide mới sẽ xuất hiện với kiểu layout mặc định là Title and Content.
• Cách 2: Vào thẻ Home, chọn nhóm Slides, nhấn nút New Slide, sẽ xuất hiện hộp chứa các kiểu layout, nhấn chuột chọn một kiểu layout, khi dó slide mới sẽ được chèn vào bài thuyết trình theo kiểu layout vừa chọn.

Hình 4.62. Chèn thêm slide

Để xoá một hoặc nhiều slide cẩn thực hiện các bước sau:

• Trong chế độ Normal View, chọn một hoặc nhiều slide muốn xoá.
• Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá slide hoặc nhán chuột phải lên một trong số các slide đang chọn và chọn Delete Slide.

Hình 4.63. Xóa slide

Để sao chép các slide cán thực hiện các bước sau:

• Trong chế độ Normal View, chọn một hoặc nhiều slide muốn sao chép.
• Nhấn chuột phải lên một trong số các slide đang chọn. Chọn Copy (hoặc có thể ấn tổ hợp phím CTRL + c trên bàn phím).
• Di chuyển chuột dến vị trí cắn sao chép, nhấn chuột phải, chọn Paste (hoặc có thể ấn tồ hợp phím CTRL + V trên bàn phím).

Để di chuyển các slide cần thực hiện các thao tác sau:

• Trong chế độ Normal View, chọn một hoặc nhiều slide muốn di chuyển.
• Nhấn chuột phải lên một trong số các slide đang chọn. Chọn Cut (hoặc có thể ấn tổ hợp phím CTRL + X trên bàn phím).
• Di chuyển chuột đến vị trí cần di chuyển đến, nhấn chuột phải, chọn Paste (hoặc có thể ấn tổ hợp phím CTRL + V trên bàn phím).

Trong chế độ Normal View, dưới mỏi slide là một khung trống dùng để nhập các thông tin ghi chú (notes) vẽ nội dung trong slide đó. Ngoài ra, có thể chuyển sang chế dộ Notes Page dể nhập thông tin ghi chú cho slide.

Trong các buổi thuyết trình có sử dụng máy chiếu, người báo cáo thường in bài báo cáo phát cho khán giả dể họ có thể hình dung trước được nội dung của bài thuyết trình. PowerPoint cung cấp nhiều tuỳ chọn để có thể in được các tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện.

In ấn tài liệu dạng Notes Page hoặc Outline thường được sử dụng dành cho người báo cáo. Các bản in này chứa nội dung trên slide và các ghi chú của siide củng được in kèm theo. Người báo cáo có thể đọc nhanh các trang in này để xác định ý chính cần trình bày.

Tùy chỉnh Notes Master

Mặc dù có thổ chỉnh sửa, định dạng các Notes Page riêng biệt trong chế độ màn hình Notes Page, nhưng việc làm này rất thủ công và mất thời gian, do đó nên vào che độ Notes Master để thực hiện các tuỳ chỉnh và các thay đổi này sẽ có tác dụng cho tất cả các slide trong bài báo cáo.

Các bước thực hiện như sau:

• Mở bài thuyết trình cẩn điều chỉnh Notes Master.
• Chọn thẻ View, nhóm Master Views, chọn Notes Master, cửa sổ Notes Master xuất hiện.

Hình 4.64. Lệnh Notes Master

• Tại nhóm Placeholder, có thể thiết lập cho ẩn hoặc hiện các placeholder trên trang Notes Page bằng cách bỏ chọn hoặc chọn vào các hộp tương ứng.

Hình 4.65. Nhóm lệnh Notes Master

• Tại nhóm Background, có thể thêm nển cho các Notes Page.
• Trong nhóm Notes Page:
  • Chọn hai placeholder Header và Date và di chuyển xuống phía dưới lcm vì chúng quá sát lể trên của trang in.
  • Chọn hai placeholder Footer và Page Number và di chuyến lên trên lcm vì chúng cũng quá sát lê' dưới của trang in.
  • Có thể điểu chỉnh kích thước của placeholder Slide Image hoặc Body theo nhu cẩu.
• Chuyển qua nhóm lệnh Notes Master, nháy chuột vào nút lệnh Close Master View để hoàn tất.

Thực hiện in ấn Notes Page

Hình 4.66. Hộp thoại Print

Sau khi thực hiện các bước tuỳ chỉnh cho Notes Page, việc in báo cáo sẽ được thực hiện như sau:

• Mở bài thuyết trình cần in Notes Page.
• Chọn thẻ File, chọn nút lệnh Print.
• Thực hiện các tuỳ chọn sau:
  • Tại Copies: Thiết lập số lượng bản in.
  • Tại Printer: Chọn máy in từ danh sách, có thể thiết lập các tuỳ chọn cho máy in bằng cách nhấn vào Printer Properties.
  • Tại Settings:
    • Thiết lập số lượng slide sẽ in từ danh mục:
      • Print All Slides: Để in tất cả các slide trong bài thuyết trình;
      • Print Selection: Chỉ in các slide đang chọn;
      • Print Current Slide: Chỉ in slide hiện hành;
      • Custom Range: thiết lập các slide sẽ in tại hộp slides bên dưới.

Hình 4.67. Chọn các slide sẽ in

Hình 4.68. Chọn kiểu Layout để in

• Chọn kiểu Layout cán in: Chọn kiểu Notes Pages và tuỳ chọn thêm:
  • Frame Slides: In dường viền xung quanh Notes Pages;
  • Scale to Fit Paper: Nới rộng diện tích Notes Page vừa với trang giấy;
  • High Quality: Tuỳ chọn này dể in với bản in chát lượng cao nhát. Nếu chọn thì sẽ in chậm hơn binh thường.
  • Print Comment and Ink Markup: In các nhận xét trên slide nếu cỏ.
• Thiết lập chế độ in
  • Print One Sided: In một mặt giây.
  • Printon Both Sided (Flip pages on long edges): ỉn hai mặt giấy với gáy dóng ở cạnh dài bên trái.
  • Print on Both Sided (Flip pages on short edges): In hai mặt giấy với gáy dóng ở cạnh ngắn bên trên.
• Thiết lập chế dộ sắp giấy khi in nhiều bản
  • Collated: In có tách ra từng bộ, ncn chọn tuỳ chọn này khi in ra nhiều bộ.
  • Uncollated: In không tách bộ.
• Thiết lập chiều trang in
  • Portrait Orientation: In trang nằm dọc.
  • Landscape Orientation: In trang nằm ngang.
• Thiết lập màu sắc cho bản in
  • Color: In đầy đủ màu sắc, màu sắc các slide in ra sẽ giống với các slide trên máy tính.
  • Gray scale: In với tông màu xám, các màu nền sẽ không được in ra, các màu sắc sẽ được PowerPoint điều chỉnh sao cho bản in ra đẹp và rõ ràng nhất.
  • Pure Black and white: Tuỳ chọn này thích hợp cho việc gửi fax hoặc in lên phim máy chiếu overhead.
• Nháy chuột vào nút lệnh Print để gửi lệnh in ra máy in.

Khi bài thuyết trình có chứa nhiểu doạn văn nên in ra giáy một bản dưới dạng dàn bài (outline) cho dể theo dõi. Để xem Outline của bài thuyết trình, vào chế dộ Normal và chọn ngăn Outline ở khung bên trái.

Hình 4.69. Xem outline của bài thuyết trình trong cửa sổ Normal

Các bước thực hiện như sau:

• Mở bài thuyết trình cần in Outline.
• Vào thẻ File, chọn Print.
• Vào Setting, tại Print Layout, chọn Outline. Các tuỳ chọn khác thực hiện tương tự như phần in Notes Pages.
• Nháy chuột vào Print để gửi lệnh in ra máy in.

In tài liệu dạng handout hoặc slide thường được dùng cho người xem thuyết trình. Các bản in này chứa nội dung cơ bản về thông tin sẽ được trình bày khi thuyết trình. Người xem có thể đọc trước các tài liệu này để nắm sơ lược vể nội dung và có thể chuẩn bị các câu hỏi để làm rõ thêm các vấn đề khi thuyết trình.

Tuỳ chỉnh Handout Master

Giống như Slide Master, Handout Master sẽ diếu chỉnh layout của handout. Trong chế độ màn hình Handout Master, có thể sắp xếp các placeholder của Header & Footer cũng như tuỳ chọn các định dạng và thêm các hiệu ứng nền cho handout.

Các bước thực hiện như sau:

• Mở bài thuyết trình cần tuỳ chỉnh Hanhdout Master.
• Vào thẻ View, nhóm Master Views, chọn Handout Master

Hình 4.70. Cửa sổ Handout Master

• Tại nhóm Page Setup:
  • Chọn Handout Orientation:
    • Portrait: trang handout nằm dọc.
    • Landscape: trang handout nằm ngang,
  • Chọn Slide Orientation:
    • Portrait: các slide trong trang handout nằm dọc.
    • Landscape: các slide trong trang handout nằm ngang.
• Chọn số slide trên mỗi trang handout, vào Slide Per Page và chọn số slide sẽ in trên mỗi trang handout. Số slide càng ít thì slide in ra càng to và dễ dọc nhung tốn nhiều giáy hơn. Sổ slide càng nhiều thì các slide sẽ bị nén nhỏ lại nên bản in sẽ khó dọc hơn. Trong tuỳ chọn vế số slide, thường chọn in hai slide trên một trang handout.
• Tại nhóm Placeholders: Handout Master có bốn placeholders là Header, Footer, Date và Page Number dược bố trí ở bổn góc cùa handout. Có thể ẩn hiện và nhập thông tin, định dạng cho các placeholders này trên trang handout.

Hình 4.71. Chọn số slide trên mỗi trang handout

• Header: nằm ở góc trên bên trái, di chuyên placeholder này xuống dưới lcm và qua phải lcm để tránh sát lề.
• Footer: nằm ở góc dưới bên trái, di chuyển placeholder này lên trên lcm và qua phải lcm dê tránh sát lê.
• Date: nằm ở góc trên bên phải, có chức năng hiện ngày tháng hiện hành nếu dược chọn, di chuyển xuống dưới và qua trái lem để tránh sát lề.
• PageNumber: nằm ở góc dưới bên phải và có sẵn kí hiệu <#>. Kí hiệu này sẽ dược thay bằng số thứ tự trang in. Có thể di chuyển nó lên trên lcm và qua trái lcm dế tránh sát lề.
• Có thể dịnh dạng kiểu nến, các bộ màu, font chữ, các mẫu (theme) và các hiệu ung cho handout từ nhóm Edit Theme trên Ribbon.
• Tại nhóm Background có thể thêm nến cho các handout.
• Nháy chuột tại thẻ Handout Master và nháv chuột vào nút lệnh Close Master View để hoàn tất.

Thực hiện in ấn handout

Khi in handout, có thể chọn in 1, 2, 3, 4, 6 hoặc 9 slide trên một trang handout. Chiếu của trang handout và slide nằm trong nó có thể chọn là nằm ngang hoặc dọc. Kiểu in handout thông thường là hai slide trên một trang giấy khổ A4 với chiều dọc.

Các bước thực hiện như sau:

• Mở bài thuyết trình cán in handout.
• Vào thẻ File, chọn Print.
• Chọn Setting, tại Print Layout, nhóm Handouts chọn số slides cần in trong một trang giấy. Các tuỳ chọn khác được thực hiện tương tự như phẩn in Notes Page.
• Nháy nút lệnh Print để gửi lệnh in ra máy in.

• Trên thanh Ribbon, chọn thẻ File, chọn nút lệnh Option.
• Cửa sổ PowerPoint Options xuất hiện như Hình 4.72.

Hình 4.72. Cửa sổ PowerPoint Option

• Chọn Advanced từ danh sách bến trái trong hộp thoại PowerPoint Options và tìm đến nhóm Slide Show trong khung bên phải.
• Một số tuỳ chọn như sau:
  • Show menu on right mouse click: Nếu được chọn, nháy chuột phải trong khi trình chiếu thì một trình đơn ngữ cảnh sẽ xuất hiện.
  • Show pop Up toolbar: Nếu chọn tuỳ chọn này thì sẽ hiện thêm thanh công cụ ở góc bên trái trong khi trình chiếu.
  • Prompt to keep ink annotations when exiting: Nêu chọn tuỳ chọn này thì PowerPoint sẽ hiện hộp thoại nhắc nhở lưu bài trình chiếu lại khi bài trình chiếu có thêm ghi chú, tô nền làm nổi nội dung nào đó.
  • End with black slide: Tuỳ chọn này cho phép khi trình chiếu đến hết PowerPoint sẽ chuyển sang một slide màu đen.
• Nháy nút lệnh Ok để đóng hộp thoại.

• Chọn thẻ Slide Show, nhóm Monitors để tuỳ chọn vê màn hình.
  • Resolution: Chọn độ phân giải của màn hình khi trình chiếu.
  • Show on: Khi máy tính có từ hai màn hình trở lên thì tuỳ chọn này mới xuất hiện, ta sẽ chọn màn hình trình chiếu ở dây.
  • Use Presentation View: tuỳ chọn này chỉ có tác dụng khi máy tính có từ hai màn hình trở lên.

Hình 4.73. Tuỳ chọn cho màn hình trình chiếu

• Để bắt dầu trình chiếu, chọn nhóm Start Slide Show trong thẻ Slide Show và chọn lệnh:
  • From Beginning: trình chiếu bắt đầu từ slide đầu tiên,
  • From Current Slide: trình chiếu bắt đẩu từ slide hiện hành.
  • Broadcast Slide Show: trình chiếu thông qua mạng Internet cho người xem từ xa.
  • Custom Slide Show: trình chiếu từ một Custom show trong bài, khi đó cẩn chọn tên của Custom show để trình chiếu.