Bài 2: Hình thức sổ kế toán


Mời các bạn cùng tham khảo nội dung bài giảng Bài 2: Hình thức sổ kế toán sau đây để tìm hiểu về hình thức sổ kế toán nhật ký chung, hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái.

Tóm tắt lý thuyết

Để xử lý thông tin được thu nhận từ các loại chứng từ kế toán thì cần thiết phải phân loại và hệ thông hóa các dữ kiện ban đầu thông qua hệ thông sổ kế toán phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của đơn vị. Xác lập 1 hệ thống sổ như trình tự và phương pháp ghi vào các loại sổ để phục vụ cho yêu cầu tổng hợp thông tin là vấn đề có ý nghĩa khoa học và thực tiễn rất quan trọng không chỉ trong điều kiện thực hiện công tác bảo toàn bằng phương pháp thủ công mà ngay cả trong điều kiện thực hiện trên hệ thống máy vi tính.

Hình thức sổ kế toán là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định.

Hình thức sổ kế toán là khái niệm được sử dụng để chỉ nội dung của công việc tổ chức hệ thông sổ kế toán. Các nội dung này bao gồm :

  • Số lượng sổ và kết cấu của từng loại sổ.
  • Trình tự và phương pháp ghi vào từng loại sổ.
  • Mối quan hệ giữa các loại số với nhau.

Hiện nay ở nước ta kế toán sử dụng các hình thức sổ kế toán sau:

  • Hình thức sổ kế toán nhật ký chung.
  • Hình thức sổ kế toán nhật ký – sổ cái.
  • Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ.
  • Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ.
  • Hình thức kế toán trên máy tính

Trong doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán này hay hình thức sổ kế toán khác là tùy thuộc vào qui mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh hay sử dụng vốn của các cơ quan, doanh nghiệp. Vấn đề cần đặc biệt tôn trọng ở đây là khi đã lựa chọn một hình thức sổ kế toán để áp dụng trong doanh nghiệp thì nhât thiết phải tuân theo mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức số kế toán đó về các mặt: số lượng và kết cấu các loại sổ sách, môi quan hệ và sự kết hợp giữa các loại số sách trình tự và kỳ thuật ghi chép các loại sổ sách, tuyệt đối tránh tình trạng chắp vá các loại tùy tiện làm theo kiểu riêng mình.

Sau đây chúng ta lần lượt nghiên cứu các hình thức sổ kế toán này.

1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung

1.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi số cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

1.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây

  • Sổ Nhật ký chung.
  • Sổ Cái.
  • Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

1.3 Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ

Nhật ký chung

  • Nội dung:

Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đôi ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái.

Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái.

  • Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Kết cấu sổ sổ Nhật ký chung được quy định thông nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này.

Về nguyên tắc, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên trong trường hợp một hoặc một số đôi tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khôi lượng ghi sổ Cái, đơn vị có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó.

Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lắp các nghiệp vụ đã ghi trên các sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trong trường hợp này, căn cứ để ghi sổ cái là sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt. Các sổ Nhật ký đặc biệt thông dụng như:

Sổ nhật ký thu tiền: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng đế ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B ....)

Nhật ký chi tiền: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền (Ngân hàng, Ngân hàng B...)

Nhật ký mua hàng: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho của đơn vị, như: nguyên vật liệu, công cụ, dựng cụ, hàng hóa...

Sổ Nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (mua chịu). Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng cũng ghi vào sổ này.

Nhật ký hán hàng: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị như: bán hàng hóa, bán thành phẩm, bán dịch vụ.

Sổ Nhật ký bán hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau (bán chịu). Trường hợp người mua trả tiền trước thì khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cũng ghi vào sổ này.

Sổ Cái

  • Nội dung:

Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.

  • Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Sổ Cái được quy định thống nhất theo mầu ban hành trong chế độ này.

Ngày đầu tiên của niên độ kế toán, ghi số dư đầu niên độ kế toán của tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số dư (Nợ hoặc Có).

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế, tính số dư để chuyển sang trang sau.

Đầu trang sổ ghi số cộng lũy kế và số dư trang trước chuyến sang.

Cuối kỳ (tháng, quý), cuối niên độ kế toán phải khóa sổ, cộng tống số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính.

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

  • Nội dung:

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được.

Trong hình thức kế toán Nhật ký chung, có thể mở các sổ và thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau đây:

  • Sổ tài sản cố định;
  • Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa;
  • Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa)
  • Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh;
  • Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ;
  • Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả;
  • Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay;
  • Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, người mua, với ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ...
  • Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán;
  • Sổ chi tiết tiêu thụ;
  • Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh.

Kết cấu và phương pháp ghi chép

  • Kết cấu của từng loại sổ, thẻ kế toán chi tiết được thiết lập phụ thuộc vào tính chất của các đôi tượng kế toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý và lập Báo cáo tài chính. Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý khác nhau, do đó, nội dung, kết câu các loại số và thẻ kế toán chi tiết được quy định mang tính hướng dẫn. Tùy theo yêu cầu quản lý các doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết và phù hợp.
  • Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan ở các cột phù hợp.
  • Cuổì tháng hoặc cuối quý, phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ kế toán chi tiết sau đó, căn cứ vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết, lập các Bảng tổng hợp chi tiết.

Số liệu trên các Bảng tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra đối chiếu với số phát sinh Nợ, sẽ phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Cái.

Mọi sai sót phát hiện trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu phải được sửa chữa kịp thời theo đúng các phương pháp sửa chữa sai sót quy định trong chế độ sổ kê toán.

Các Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính.

1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10........... ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp tửng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đôi số phát sinh.

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lắp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

 

MẪU SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

 

Đơn vị:............... Mẫu số S03a-DN
Địa chỉ:....................

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm ...........

Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu tài khoản Số phát sinh
Số hiệu Ngày tháng Nợ
A B C D E G H 1 2
      Số trang trước chuyển sang          
           
           
Cộng chuyển sang trang sau x x x    


Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên) 

 

Đơn vị:............... Mẫu số S03b-DN
Địa chỉ:....................

SỔ CÁI

(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chúng)

Năm......................................

Tên tài khoản......................................

Số hiệu......................................

Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh
Số hiệu Ngày tháng Trang số STT dòng NỢ
A B C D E G H 1 2
     

- Số dư đầu năm

- Số dư phát sinh trong tháng

         

 

 

         

-Cộng số phát sinh tháng

- Số dư cuối tháng

- Cộng lũy kế từ đầu quý

         

Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên) 

 

Đơn vị:............... Mẫu số S03a2-DN
Địa chỉ:....................

SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN

Năm...............

Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Ghi có TK Ghi nợ các tài khoản
Số hiệu Ngày tháng         Tài khoản khác
Số tiền Số hiệu
A B C D 1 2    4   5   6 E
      Số trang trước chuyển sang              
                     
      Cộng chuyển sang trang sau              

Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên) 

 

Đơn vị:............... Mẫu số S03b2-DN
Địa chỉ:....................

SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN

Năm.........

Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Ghi có TK Ghi Có các tài khoản
Số hiệu Ngày tháng ..... ..... ..... ..... Tài khoản khác
Số tiền Số hiệu
A B C D 1 2    4  5  6 E
      Số trang trước chuyển sang              
                     
      Cộng chuyển sang trang sau              

Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên) 

Đơn vị:............... Mẫu số S03b2-DN
Địa chỉ:....................

SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG

Năm............

Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Tài khoản ghi Nợ Phải trả người bán  (ghi Có)
Số hiệu Ngày tháng Hàng hóa Nguyên vật liệu Tài khoản khác
Số hiệu Số tiền
A B C D 1 2 E 3 4
      Số trang trước chuyển sang          
                 
      Cộng chuyển sang trang sau          

Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên) 

 

Đơn vị:............... Mẫu số S03b2-DN

Địa chỉ:....................

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG

Năm..........

Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Phải thu từ người mua (ghi nợ) Ghi Có TK doanh thu
Số hiệu Ngày tháng Hàng hóa Thành phẩm Dịch vụ
A B C D 1 2 3 4
      Số trang trước chuyển sang        
               
      Cộng chuyển sang trang sau        

Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên) 

2. Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái

2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - sổ cái.

Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký - sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng'tổng hợp chứng từ gốc.

2.2 Hình thức kế toán sổ nhật ký sổ cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

  • Nhật ký - Sổ Cái
  • Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

2.3 Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ

Nhật ký - Sổ Cái

Nội dung:

  • Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán).
  • Số liệu ghi trên Nhật ký-Sổ Cái dùng để lập các Báo cáo tài chính.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Kết cấu:

Nhật ký-sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất gồm 2 phần: phần Nhật ký và phần sổ Cái.

Phần Nhật ký: gồm có các cột: cột "ngày tháng ghi sổ", cột "số hiệu", cột "ngày tháng của chứng từ", cột "diễn giải" nội dung nghiệp vụ và cột "số tiền phát sinh".

Phần Nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.

Phần Sổ Cái: có nhiều cột, mỗi tài khoản ghi 2 cột: Cột Nợ, cột Có. Số lượng cột nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các tài khoản sử dụng ở đơn vị kế toán.

Phần Sổ Cái dùng đế phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán).

Phương pháp ghi sổ

Ghi chép hàng ngày:

Hàng ngày, mỗi khi nhận được chứng từ kế toán, người giừ Nhật ký-Sổ Cái phải kiểm tra tính chất pháp lý của chứng từ. Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ để xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có. Sau đó ghi các nội dung cần thiết của chứng từ vào Nhật ký-Sổ Cái.

Mỗi chứng từ kế toán được ghi vào Nhật ký-Sổ Cái trên một dòng, đồng thời cả ở 2 phần: phần Nhật ký và phần sổ Cái.

Tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu cuối tháng:

Cuối tháng, cuối quý, sau khi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký- sổ Cái, nhân viên giữ sô tiến hành khóa sổ, cộng tổng số tiền ở phần Nhật ký; cộng tổng số phát sinh Nợ, cộng tổng số phát sinh Có và tính số dư cuôi tháng (hoặc quý) của từng tài khoản ở phần sổ Cái.

Đồng thời kiểm tra, đối chiếu số liệu trên Nhật ký-Sổ cái, bằng cách lây tống số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản phản ánh ở phần sổ Cái đối chiếu với tổng số tiền ở phần Nhật ký. Và lấy tổng số dư Nợ của tất cả các tài khoản đối chiếu với tổng số dư Có của tất cả các tài khoản trên Nhật ký- Sổ Cái. Khi kiểm tra đôi chiếu các sei liệu nói trên, phải đảm bảo nguyên tắc cân đối sau đây:

Tổng cộng số tiền ở phần Nhật ký = Tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản (ở phần Sổ Cái) = Tổng số tiền phát sinh Có của tất cả các tài khoản (ở phần sổ Cái)

Tổng số dư Nợ cuối kỳ của tất cả các tài khoản = Tổng số dư Có cuối kỳ của tất cả các tài khoản

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Nội dung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được.

Số liệu trên sổ kế toán chi tiết dùng để phản ánh, phân tích tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, và làm căn cứ để lập Báo cáo tài chính.

Trong hình thức kế toán Nhật ký-sổ Cái, có thể mở các sổ và thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau đây:

  • Sổ tài sản cố định,
  • Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa
  • Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa)
  • Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
  • Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
  • Sổ chi tiết chi phí trả tước, chi phí phải trả
  • Sổ chi tiết tiền gởi, tiền
  • Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, người mua, với ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ...
  • Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán
  • Sổ chi tiết tiêu thụ
  • Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh

Kết cấu và phương pháp ghi chép

  • Kết cấu của từng loại sổ, thẻ kế toán chi tiết được thiết lập phụ thuộc vào tính chất của các đôi tượng kế toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và lập Báo cáo tài chính. Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý khác nhau, do đó, nội dung, kết cấu các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết được qui định mang tính hướng dẫn. Tùy theo yêu cầu quản lý các doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết và phù hợp.
  • Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, đế ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan ở các cột phù hợp.
  • Cuối tháng hoặc cuỗì quý, phải tổng hợp số liệu và khóa các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Sau đó, căn cứ vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết, lập các Bảng tống hợp chi tiết.

Số liệu trên các Bảng tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Nhật ký - sổ Cái.

Mọi sai sót phát hiện trong quả trình kiểm tra, đối chiếu số liệu phải được sửa chữa kịp thời theo đúng các phương pháp sửa chữa sai sót quy định trong chế độ sổ kế toán.

Các bảng tống hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu được sử dụng, để lập các báo cáo tài chính.

2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ nhật ký sổ Cái

  • Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký- Sổ cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kê toán chi tiết.
  • Cuối tháng, phải khóa sổ và tiến hành đôi chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký-sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết).
  • Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - sổ Cái phải khớp đúng với số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng.