Bài 6: Quản trị logistics

Hệ thống phân phối hàng hóa là tập hợp các tổ chức phụ thuộc lẫn nhau, hỗ trợ chuyển nhượng quyền sở hữu một hàng hóa hay dịch vụ nào đó, chuyển nó từ sản xuất đến người tiêu dùng; là quá trình tạo nguồn hàng, quản lý dự trữ, vận chuyển hàng hóa, giao nhận và bán hàng hóa với chi phí thấp và tối đa hóa lợi nhuận.

Theo Hiệp hội các nhà chuyên nghiệp về quản trị chuỗi cung ứng (Council of Supply Cham Management Professionals - CSCMP), thì thuật ngữ này được định nghĩa khá đầy đủ như sau:

"Quản trị logistics là một phần của quản trị chuỗi cung ứng bao gồm việc hoạch định, thực hiện, kiểm soát việc vận chuyển và dự trữ hiệu quả hàng hóa, dịch vụ cũng như những thông tin liên quan từ nơi xuất phát đến nơi tiêu thụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hoạt động của quản trị logistics cơ bản bao gồm quản trị vận tải hàng hóa xuất và nhập, quản lý đội tàu, kho bãi, nguyên vật liệu, thực hiện đơn hàng, thiết kế mạng lưới logistics, quản trị tồn kho, hoạch định cung/cầu, quản trị nhà cung cấp dịch vụ thứ ba. Ở một số mức độ khác nhau, các chức năng của logistics cũng bao gồm việc tìm nguồn đầu vào, hoạch định sản xuất, đóng gói, dịch vụ khách hàng. Quản trị logistics là chức năng tổng hợp kết hợp và tối ưu hóa tất cả các hoạt động logistics cũng như phối hợp hoạt động logistics với các chức năng khác như marketing, kinh doanh, sản xuất, tài chính, công nghệ thông tin".

Mục tiêu chung của quản lý hoạt động logistics là phát triển doanh số trên cơ sở cung cấp trình độ dịch vụ khách hàng mong đợi có tính chiến lược với tổng chi phí thấp nhất. Mục tiêu này đòi hỏi phải tối ưu hóa dịch vụ khách hàng, có nghĩa, phải đảm bảo trình độ dịch vụ khách hàng đem lại khả năng lợi nhuận cao nhất. Các mục tiêu cụ thể bao gồm: đáp ứng nhanh, tối thiểu hóa các sai lệch và đảm bảo mục tiêu chi phí.

Quản trị logistics bao gồm: Quản lý hiệu quả toàn hệ thống bằng việc bao quát được tất cả các khâu của chuỗi logistics: các nhà cung cấp, các kho lưu trữ, hệ thống vận tải...; sắp xếp hợp lỹ để có thể loại bỏ các sai sót trong công tác hậu cần cũng như sự thiếu liên kết có thể dẫn tới việc chậm trễ; tăng hiệu quả liên kết bằng việc chia sẻ các thông tin cần thiết như xu hướng nhu cầu thị trường, mức tồn kho, các kế hoạch vận chuyển...; tối thiểu hóa chi phí tồn kho và tăng chu trĩnh lưu chuyển tiền mặt bằng cách quản lý tốt hơn mức tồn kho; tăng mức độ kiểm soát để sửa chữa kịp thời các vấn đề phát sinh...

Logistics là một quá trình tối ưu hóa về vị trí và thời gian, vận chuyển và dự trữ nguồn tài nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho tới người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế. Hoạt động này gọi là logistics thị trường hay phân phối vật chất.

Logistics thị trường là những hoạt động nhằm tạo nên sự dịch chuyển của dòng sản phẩm yêu cầu của doanh nghiệp tới các địa điểm yêu cầu.

Hoạt động logistics có hiệu quả là nhân tố tạo thế nên lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Hoạt động logistics bao gồm hai phần: logistics đầu vào (vật tư, thiết bị sản xuất) và đầu ra (sản phẩm, hàng hóa). Mục tiêu chung của hệ thống logistics thị trường là đưa hàng hóa đúng thời hạn với mức chi phí thấp nhất.

Các hoạt động của logistics thị trường bao gồm các công việc sau: Quản trị điểm dự trữ; bảo quản và xếp dỡ vật tư; kiểm soát dự trử; xử lý đơn dặt hàng; vận tải.

Quản trị điểm dự trữ liên quan các quyết định số lượng, địa điểm, quy mô và chức năng. Một điểm dự trữ có thể có chức năng lắp ráp gói sản phẩm hoặc lưu kho sản phẩm.

Trung tâm phân phối: Được lập kế hoạch theo thị trường không theo kế hoạch chuyên chở. Mỗi trung tâm là hệ thống tích hợp đầy đủ các chức năng: nhận đơn đặt hàng, xử lý đơn hàng và chuẩn bị giao cho khách hàng.

Các loại nhà kho: Gồm hai loại kho là kho thuê ngoài và kho riêng của doanh nghiệp. Kho riêng của doanh nghiệp chỉ có những sản phẩm của doanh nghiệp được lưu trữ trong kho. Kho thuê bên ngoài là những kho được sở hữu bởi người khác với chức năng chứa hàng của các tổ chức khác nhau.

Bảo quản và xếp dỡ vật tư là công việc lựa chọn phương pháp và thiết bị cất dữ, bảo quản và xếp dỡ phù hợp. Các nhà kho hiện đại sử dụng các băng tải, xe nâng hàng và các thiết bị cơ khí khác được sử dụng di chuyển hàng hóa.

Bảo quản, xếp dỡ và vận tải liên phương thức một cách thuận tiện, thường dùng các loại Container. Các Container được niêm phong và chuyến chở từ kho của nhà sản xuất hay kho thuê ngoài tới địa điểm khách hàng mong muốn. Hiện nay, có 5 loại Container chính trong vận tải thủy-sắt-bộ là 20, 40 và 45, 48 và 53 feet. Các Container làm giảm thiểu mất mát, hư hại và rủi ro trộm cắp.

Quá trình toàn cầu hóa về kinh tế đã làm thay đổi lý thuyết dự trữ rất nhiều. Điều này xảy ra vào ngay đầu thế ki XXI. Có hai mô hĩnh dự trữ một loại sản phẩm và nhiều loại sản phẩm.

Mô hình quản lý dự trữ một loại sản phẩm.

Có hai mô hình dự trữ thường dùng là tái tạo lượng dự trữ định kỳ và điểm đặt hàng kinh tế.

Theo tái tạo lượng dự trữ định kỳ, sau khoảng thời gian bằng nhau, chẳng hạn như một tuần hay vài tuần, doanh ngiệp sẽ mua hay bổ sung một lượng hàng hóa để lượng dự trữ trong kho dạt tới mức dự trữ lớn nhất Qmax. Lượng đặt hàng tại các lần đặt hàng khác nhau là khác nhau.

Theo mô hình điểm đặt hàng kinh tế, khi lượng dự trữ tụt xuống mức lượng dự trữ an toàn Qsaíe, doanh nghiệp sẽ đặt hàng hay bổ sung hàng hóa trong kho. Lượng đặt hàng tại các lần đặt hàng khác nhau là bằng nhau, nhưng khoảng cách thời gian giữa các lần đặt có thể không bằng nhau.

Mô hình quản lý dự trữ nhiều loại sản phẩm.

Khi phải quản lý nhiều loại sản phẩm, thông thường người ta phân chúng thành 3 loại A, B và c theo tầm quan trọng của nó... Trong đó hàng hóa loại A là rất quan trọng, loại B là trung bĩnh và loại c là ít quan trọng hơn. Sự phân loại này cũng chỉ tương đối theo từng tình huống. Ví dụ một mặt hàng là loại c của kì phân tích trước, vì còn nhiều dự trữ, nhưng trong kì này trở thành loại A vì đã hết dự trữ... Cách phân chia này được gọi là phương pháp quản lý ABC. Đối với người quản lỷ cần phải nhận biết được sự tương tác giữa các loại sản phẩm đồng thời cũng còn chịu sự hạn chế về mặt ngân sách gây nên. Các mô hình quản lý nhiều loại sản phẩm được xây dựng theo những ràng buộc này.

Cũng cần phải nói là không có một mô hĩnh nào thỏa mãn cả mặt lý thuyết củng như thực hành áp dụng. Những mô hình tốt về mặt lỷ thuyết thì lại khó áp dụng, và để có thể áp dụng, phải đơn giản hóa phần nào đi, nghĩa là về mặt lý thuyết bị yếu đi. Trong thực tế hiện nay có hai dạng hệ thống quản lý dự trữ được áp dụng tương đối thành công là hệ thống quản lý dự trữ đa cấp (multiechelon inventory management) và hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (supply Chain management).

Quản lý dự trữ đa cấp

Khi dự trữ (hàng hóa) đầu tiên được dự trữ tại một hay nhiều nhà máy sản xuất ra chúng, ta gọi là dự trữ cấp 1. Sau đó chúng được phân phối đến các kho dự trữ khu vực hoặc quốc gia (cấp 2), rồi sau đó đến các trung tâm phân phối ra thị trường (cấp 3) Một hệ thống quản lý dự trữ với các cấp như trên được gọi là hệ thống quản lý đa cấp.

Trong hệ thống quản lý này, dự trữ ở một cấp nào đó phụ thuộc vào nhu cầu của cấp cao hơn. Và dự trữ này lại phụ thuộc vào khả năng cung cấp tiếp theo của cấp dưới. Trường hợp hàng hóa xuất phát từ nhà sản xuất cho đến người bán lẻ thì các cấp tăng dần lên tới cấp cuối cùng là người bán lẻ. Dự trữ hiện tại của một cấp nào đó là khả năng cung ứng làm thỏa mãn cho cấp tiếp theo, do vậy cần phải quy hoạch hệ thống kho cho các cấp sao cho đảm bảo sự thỏa mãn này.

Một trong những hệ thống quản lý dự trữ đa cấp rất thành công là hệ thống của IBM. Công ty IBM hiện nay cung cấp gần 1.000 các loại sản phẩm, họ sử dụng tới 15.000 kĩ sư cho việc bảo trì và sửa chửa các hệ thống máy tính mà IBM cung cấp. Vì vậy, IBM phải duy trì một hệ thống khổng lồ quản lý dự trử các linh, phụ kiện. Hệ thống này kiểm soát trên 200.000 linh kiện, với tổng trị giá nhiều tỷ USD. Hàng năm có tới nhiều triệu linh kiện được sử dụng.

Cấp đầu tiên của hệ thống là các nhà máy sản xuất ra linh kiện, sau đó (cấp 2) là các kho tại các khu vực (có thể là một quốc gia), tiếp theo là các trung tâm phân phối, các kho, và cuối cùng là nhiều ngàn điểm cuối. Để có thể kiểm soát và quản lý một hệ thống đa cấp khổng lồ như vậy IBM đã dùng hệ thống máy tính gọi là Optimizer. Optimizer có 4 mô-đun chính: mô- đun dự báo, mô-đun quản trị dữ liệu, mô-đun ra quyết định, và mô-đun để tích hợp optimizer vào hệ thống quản lý dự trữ phụ tùng linh kiện của IBM.

Mô-đun dự báo có một số chương trình nhắm ước lượng sự tiêu hao của từng loại sản phẩm.

Mô-đun quản trị dữ liệu chứa khoảng 100 chương trình xử lý trên 15 gigabit dử liệu cần thiết để nhập vào Optimizer.

Mô-dun ra quyết định sẽ tối ưu hóa việc kiểm soát dự trử hàng tuần.Các quyết định được đưa ra dựa trên các mô hình quản lý dự trữ tối ưu và chính sách về quản lý dự trữ của công ty.Vấn đề này chúng tôi đã giới thiệu trong bài báo giới thiệu việc áp dụng vận trù học trong quản lý dự trữ.

Mô-đun thứ tư gồm 6 chương trình để tích hợp optimizer vào hệ thống quản lý dự trữ linh kiện của IBM (Parts Inventory Management System-PIMS). PIMS là một hệ thống kiểm soát và thông tin tinh vi chứa hàng triệu đường truyền.

Optimizer từng loại linh kiện ở từng cấp, và tính toán theo chính sách R&Q của công ty ở mọi cấp. Chính sách R&Q là quy định khi nào thì yêu cầu cung cấp (reorder-R) và khối lượng cung cấp là bao nhiêu (Order Quantity-Q). Như vậy là IBM đã phải thiết kế một hệ thống lớn và hết sức phức tạp đẩy quản lý dự trữ. Nhưng để áp dụng hệ thống này một cách thành công là một vấn đề hết sức linh hoạt và phức tạp. Vì vậy, có 3 nhân tố giúp IBM vận dụng thành công hệ thống là:

• Ý kiến của đội ngủ người sử dụng, bao gồm các người quản lý nghiệp vụ như là các cố vấn khi nghiên cứu thiết kế và sau đó là những người nhiệt tình ủng hộ hệ thống khi áp dụng hệ thống vào lĩnh vực mình phụ trách.
• Thử nghiệm để chấp nhận của người sử dụng khi mà người sử dụng phát hiện ra các vấn đề cần sửa chữa trước khi áp dụng toàn bộ hệ thống.
• Triển khai hệ thống từng bước, mỗi bước được thử nghiệm cẩn thận để loại trừ mọi lỗi.

Quản trị chuỗi cung ứng

Quản trị chuỗi cung ứng bao gồm hoạch định và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến tìm nguồn cung, mua hàng, sản xuất và tất cả các hoạt động quản trị logistics. Ở mức độ quan trọng, quản trị chuỗi cung ứng bao gồm sự phối hợp và cộng tác của các đối tác trên cùng một kênh như nhà cung cấp, bên trung gian, các nhà cung cấp dịch vụ, khách hàng.

Về cơ bản, quản trị chuỗi cung ứng sẽ tích hợp vấn đề quản trị cung cầu bên trong và giữa các công ty với nhau. Quản trị chuỗi cung ứng là một chức năng tích hợp với vai trò đầu tiên là kết nối các chức năng kinh doanh và các qui trình kinh doanh chúìh yếu bên trong công ty và của các công ty với nhau thành một mô hình kinh doanh hiệu quả cao và kết dính. Quản trị chuỗi cung ứng bao gồm tất cả những hoạt động quản trị logistics đã nêu cũng như những hoạt động sản xuất và thúc đẩy sự phối hợp về qui trình và hoạt động của các bộ phận marketing, kinh doanh, thiết kế sản phẩm, tài chính, công nghệ thông tin.

Chuỗi cung ứng là một mạng lưới bao trùm từ sản xuất đến tiêu thụ, trong đó quản lý dự trữ là chìa khóa để vận hành chuỗi. Người ta cho rằng sự phát triển quản trị chuỗi cung ứng là một bước phát triển của quản lý đa cấp. Việc áp dụng quản trị chuỗi cung ứng trong quản lý dự trữ đã được nhiều công ty thực hiện, phát triển. Những kinh nghiệm của họ đã đóng góp rất nhiều vào sự phát triển của quản trị chuỗi cung ứng. Một trong những công ty áp dụng và phát triển thành công trong lĩnh vực này là Hewlett-Packard.

Một phần khác của hệ thống phân phối vật chất liên quan đến việc tiếp nhận và xử lý các đơn đặt hàng. Xử lý đơn đặt hàng bao gồm việc nhận đơn đặt hàng, trả lời, cấp tín dụng, xuất hóa đơn và thu hồi nợ. Các phần mềm quản trị bán hàng có khả năng tích hợp cơ sở dữ liệu khách hàng tiếp nhận các đơn đặt hàng, trả lời, xuất hóa đơn và theo dõi công nợ khách hàng một cách tự động và giảm chi phí.

Nhà quản trị quyết định về phương thức cũng như phương tiện vận tải cụ thể.

Vận tải, có 5 phương thức vận tải chính là đường sắt, đường bộ, đường ống, đường biển và đường hàng không.Trên thực tiễn, các doanh nghiệp phải sử dụng kiểu vận tải liên phương thức, tức là sử dụng nhiều phương thức vận tải khác nhau để đảm bảo thời gian và chi phí.

Hiện nay, internet củng là một phương tiện vận tải một số hàng hóa thông qua vệ tinh, truyền hình cáp hay đường điện thoại. Các doanh nghiệp sản xuất phần mềm, đĩa nhạc, phim, sách điện tử được truyền tải phân phối bằng các bít thông tin.