Bài 2: Kế toán là gì?


Kế toán là công việc tính toán, ghi chép bằng con số biểu hiện giá trị tiền tệ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các đơn vị cơ quan xí nghiệp.

Tóm tắt lý thuyết

Bất kể người lao động nào đều nhận một khoản tiền lương khi họ thực hiện xong công việc lao động của họ và số tiền này được sử dụng vào việc mua sắm những vật dụng cần thiết cho đời sống hàng ngày của người lao động từ đó tái tạo ra sức lao động mới để tiếp tục quá trình lao động. Người lao động dù không mở sổ sách để ghi chép lại tình hình lãnh lương và chi tiêu nhưng họ vẫn viết là thu thêm vào bao nhiêu, chi ra bao nhiêu và còn lại bao nhiêu. Nếu số chi lớn hơn số thu thì họ phải cố gắng tăng thu giảm chi, ngược lại số thu lớn hơn số chi thì họ phải biết cách sử dụng số tiền thừa này. Chính vì vậy mà cần có nhừng thông tin về tài chính để làm cơ sở cho quyết định.

Tương tự như trên, các vị quản lý trong một doanh nghiệp hay một cơ quan Chính phủ cũng cần phải có những tin tức về tình trạng tài chính của doanh nghiệp hay cơ quan của mình. Các vị quản lý cũng muốn biết được số thu vào trong kỳ đầu là từ đâu và đã chi ra cho những khoản nào, còn lại bao nhiêu, lời hay lỗ ... như thế các thông tin tài chính này ở đâu mà có  câu trả lời là ở các sổ kế toán do doanh nghiệp hay cơ quan Chính phủ thực hiện ghi chép. Các sổ kế toán này phải cung cấp đầy đủ các dừ liệu cần thiết về tình trạng tài chính của doanh nghiệp. Vì thế chúng ta có thể nói là mục đích căn bản nhất của kế toán là cung cấp tin tức về tài chính của một tổ chức cho những người phải làm quyết định. Muốn cung cấp nhừng số liệu để người quản lý ra quyết định như vậy thì người làm kế toán phải ghi chép lại các hoạt dộng sản xuát kinh doanh của doanh nghiệp như việc mua hàng, bán hàng mua vật liệu, đưa vật liệu vào sản xuất, trả lương, trích bảo hiểm xã hội ..., đó là những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp, các nghiệp vụ này được ghi vào sổ kế toán, nhimg phải được sắp xếp theo từng loại nghiệp vụ kinh tế. Như vậy có nghĩa là các nghiệp vụ liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, mua hàng hoá ... phát sinh theo thức tự thời gian được ghi chép trên cùng một sổ. Sau khi các nghiệp vụ được ghi chép đầy đủ vào sổ, người làm kế toàn còn phải tóm tắt những nghiệp vụ này lại, tóm tắt có nghĩa là tính ra tổng số nguyên vật liệu mua vào, tổng số hàng hoá mua vào, bán ra, tổng số tiền lương phải trả ... sau đó người làm kế toán phải giải thích nhừng số liệu được tóm tắt cho một thời kỳ nào đó. Đế thực hiện việc này người làm kế toán phải lập các báo cáo kế toán để từ các báo cáo này ban lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức thấy được nhừng hoạt động và tình hình tài chính của doanh nghiệp, tồ chức của mình ở một thời kỳ nhất định.

Từ đó chúng ta có thể định nghĩa kế toán là một khoa học liên quan đến việc ghi nhận, xếp loại, tóm tắt và giải thích các nghiệp vụ tài chính của một tổ chức hầu ban lãnh đạo có thể căn cứ vào đó mà ra quyết định.

Cũng có nhiều tác giả đã đề cập đến định nghĩa của kế toán dưới nhiều klìía cạnh khác nhau kể cả những tác giả trong nước và ngoài nước, chúng ta lần lượt nghiên cứu tiếp bước sau.

  • Theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam thì “kế toán là công việc ghi chép, tính toàn bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh kiểm tra tình hình vận dộng của các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nước, cũng như từng tổ chức, xí nghiệp”.
  • Theo luật kê toán Việt Nam thì “kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”.

Hay “Kế toán là công việc tính toán, ghi chép bằng con số biểu hiện giá trị tiền tệ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các đơn vị cơ quan xí nghiệp”.

Theo một số tác giả nước ngoài thì:

  • “Kế toán là một diễn trình ghi chép đo lường và báo cáo các tài liệu tài chính liên quan đến hoạt động kinh tế của một tổ chức để dùng vào điều hành quyết định”.
  • “Kế toàn là việc tập hợp những hoạt động để ghi lại, phân loại, trình bày một cách có ý nghĩa những giao dịch và công việc tài chính của một thực thể kinh tế trong một kỳ hạn tài chính, hơn nữa, kế toán cung cấp những sơ dồ phân tích và giải thích những thông tinh kinh tế”.
  • “Kế toán là một nghệ thuật ghi chép phân loại tóm lượt một cách có ý nghĩa tiền bạc qua các khoản thương vụ và các sự kiện mà qua đó phần nào thể hiện được tính chất tài chính và nói lên hiệu quả của nó.

Theo tác giả Léo Chardonet cho rằng kế toán không phải là khoa học cũng không phải là nghệ thuật mà là một kỹ thuật nhờ đó người ra có thể:

  • Thiết lập bảng tình hình của xí nghiệp lúc bắt đầu hoạt động.
  • Theo dõi và ghi chép bằng cách dùng đơn vị tiền tệ nhừng biến chuyển các giá trị có tác dụng thay đổi bảng tình hình trên.
  • Thiết lập bảng tình hình sau cùng của xí nghiệp.

Theo các định nghĩa khác thì:

  • “Kế toán là toàn khối kiến thức liên hệ đến việc thu thập, ghi chép, tóm lược và báo cáo các nghiệp vụ của một tổ chức”
  • Kế toán là một kỹ thuật được qui ước bằng phương tiện ngôn ngữ dùng để ghi lại tất cả những hoạt động kinh tế để đo lường những hiệu quả trên sự vận động của tài sản”.
  • “Kế toán là một khoa học về ghi nhận có hệ thống những diễn tiến hoạt động liên quan đến tài chính của một tổ chức kinh doanh nhàm làm sáng tỏ kết quả của các hoạt động đó ở một thời điểm nhất dịnh để từ đó ban điều hành tổ chức, qua xem xét, nhận định đưa ra các quyết định có lợi trong thời gian kế tiếp”.
  • “Kế toán là một quá trình bao gồm - ghi chép các sổ liệu - phân loại và tóm lược số liệu - thông tin số liệu đó cho những người quan tâm như chủ doanh nghiệp và những người khác như cơ quan thuế, khách hàng, những nhà đầu tư...”
  • “Kế toán là một tập hợp nhừng lý thuyết khái niệm và kỹ thuật mà dựa vào đó các dữ liệu tài chính được xử ký để biến thành những thông tin có giá trị cho các mục đích báo cáo, lập kế hoạch, điều khiển và quyết định”.
  • Theo ông Gariel Faure cho rằng “Kế toán là một khoa học ghi chép tài khoản, đó là một cách dạy ta ghi chép có quy cũ tình trạng của nhựng tài sản để có thể nhận định được những chi tiết về những tình trạng đó và biết được kết quả”.
  • Theo ông Leon Batardon cũng cho “Kế toán là một môn khoa học dạy ta biết những luật lệ ghi chép, Những sự giao dịch kinh tế của một người hay giữa nhiều người. Theo một định nghĩa chật hẹp, kế toán là môn khoa học nghiên cứu về những luật lệ cần thiết cho sự ghi chép những giao dịch của một doanh nghiệp thương mại, sản xuất hay nông nghiệp. Những phạm vi hoạt động không phải chỉ nằm trong sự ghi chép, người ta bao giờ cũng nên biết những sự thay đổi cua tài sản của mình và nếu đem áp dụng trong những hoạt động của một cá nhân đứng riêng biệt, môn khoa học này thành môn kế toán tư gia”.
  • Theo ông E.Dumer định nghĩa “Môn kế toán là tất cả những sổ sách, số cái, các số ghi, các sổ dùng để ghi các tài khoản để dễ kiểm soát và điều khiển những doanh nghiệp thương mại hay sản xuất nông nghiệp”.
  • “Kế toán là một kỹ thuật ghi chép quy cũ dưới hình thức những tài khoản, những sự giao dịch của xí nghiệp thương mại, kỹ thuật hay nông nghiệp tính theo trị giá tiền tệ với mục đích là biết được bất cứ một lúc nào, tình trạng tài sản của xí nghiệp và kết quả cuối cùng của công việc khai thác trong xí nghiệp.

Từ các định nghĩa trên, chúng ta có thể ghi chép những yếu tố cần thiết của kế toán:

  • Kế toán là sự ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh qua các tài khoản của kế toán.
  • Ghi chép các chứng từ, tài liệu và sổ sách kế toán.
  • Ghi chép về những tình trạng thay đổi của các sự giao dịch, quan hệ với nhau.
  • Ghi chép, phân tích những ảnh hưởng của sự thay đồi đối với tài sản doanh nghiệp.

Việc cho kế toán là một khoa học gồm có những luật lệ rõ rệt có giá trị trong thừi gian và không gian là một điểm đáng đề chúng ta suy gẫm. Nói đến khoa học là nói đến một sự kiện đưa một kết quả duy nhất bằng những con tính rõ rệt.

Trong quá trình ghi chép những hoạt động kinh tế phát sinh kế toán có thể sử dụng nhiều tài khoản, và ghi chép bằng nhiều cách khác nhau, thì người làm kế toán có thể chọn một cách ghi chép nào đó tốt nhất, có lợi nhất miễn sao không vi phạm đến pháp luật và kỹ thuật ghi số.

Qua nhiều định nghĩa như vậy chúng ta thấy mỗi tác giả đã cố gắng trình bày những định nghĩa theo quan niệm của mình nhưng không mâu thuẫn với các tác giả khac và có thể tóm lại định nghĩa kế toán theo từng giai đoạn như sau:

  • Thời kỳ khoa học kế toán còn phôi phai, người ta quan niệm kế toán là một phương pháp, một đường lối tính toán và ghi chép những giao dịch liên quan đến tiền bạc của tư nhân, các tập thể với mục đích đê theo dõi từng diễn biến của những giao dịch ấy.
  • Tới khi kế toán đã đóng một vai trò quan trọng trên thị trường, có tác giả đã định nghĩa đó là một nghệ thuật ghi chép, phân tích và tổng kết những giao dịch thương mại để giúp các giới doanh nhân nhận định được tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình để từ đó tình biện pháp kịp thời chỉnh đốn doanh nghiệp.
  • Gần đây, các nhà toán học, các chuyên viên kế toán đã nhận chân giá trị của kế toán nên đã nâng địa vị của nó lên ngang hàng với các ngành khoa học khác để định nghĩa kế toán là một khoa học diễn tả và minh chứng những giao dịch thương mãi - kỹ nghệ ... bằng con số. Thực vậy nhờ ở khoa học kế toán, nhờ ở nghệ thuật diễn đạt bằng con số theo phương pháp kế toán kép, người ta có thể phân tích và đo lường được tầm hoạt động của mỗi doanh nghiệp, có thể tiên đoán được thành bại của một công ty, của một cơ sở sản xuất...

Như thế có thể nói kế toán là một kim chỉ nam của toàn thể các giới. Riêng đối với giới doanh nghiệp, sản xuất kế toán còn là một hướng đạo trung thành và vô tư có thể giải quyết những chính sách hoạt động thích hợp với hoàn cảnh kinh tế của từng giai đoạn. Mặt khác kế toán còn giúp cải thiện phương pháp quản trị doanh nghiệp vừa chủ động, vừa mang lại những kết quả tốt đẹp.

Sự ra đời của kế toán kép ở thể kỷ XIII là bước ngoặt lớn cho sự phát triển của kế toán từ xưa đến nay, và ngày nay kế toán được coi là một khoa học. Qua nghiên cứu chúng ta thấy kế toán đã có 2 hướng lý luận chủ yếu:

  • Một hướng coi kế toán là một công cụ quản lý của từng doanh nghiệp.
  • Một hướng khác coi kế toán là một môn khoa học có tính phương pháp luận tổng hợp.

Ngày nay trên cơ sở của sự phát triển và thực tiễn kế toán được lý luận và vận dụng như là một công cụ kiểm tra và quản lý động thời là một khoa học về ứng dụng trong đời sống kinh tế, Có người đi xa hơn cho kế toán là khoa học kiểm tra hay khoa học về logic kinh tế.

Qua các phần đề cập về định nghĩa kế toán trên, nếu chúng ta không bàn về các thuyết của kế toán là điều thiếu sót. Người ta sắp xếp các thuyết thành năm, sáu khuynh hướng, Đơn giản chúng ta nghiên cứu hai khuynh hướng phổ quát sau đây:

Thuyết nhân cách hoá các tài khoản

Theo cách này doanh nghiệp và người chủ doanh nghiệp được coi là hai người khác nhau, Đàng sau mỗi tài khoản người ta tưởng tượng có một nhân viên chịu trách nhiệm chẳng hạn như đằng sau tài khoản quỷ tiền mặt thì có người thủ quỹ phải chịu trách nhiệm về số tiền mặt có trong quỹ. Thuyết này đã thu được nhiều thành quả, người ta chọn tài khoản đệ tam nhân là khởi điểm và giải thích rằng phía “nợ” của tài khoản này ghi nhận những số tiền mà đệ tam nhân nợ doanh nghiệp và phía “có” của tài khoản ghi nhận những số tiền mà doanh nghiệp thiếu đệ tam nhân. Do đó công thức sau đây được đề ra:

  • Người thu nhận được ghi “nợ”
  • Người giao nộp hay cung cấp được ghi “có”

Thuyết thực nghiệm

Một tác giả ngưừi Pháp, ông Dumarchey đã đề ra thuyết này vào năm 1914 và đã phân chia các tài khoản ra 3 loại:

  • Các tài khoản bên tài sản.
  • Các tài khoản bên nguồn vốn.
  • Các tài khoản không bên tài sản và không bên nguồn vốn.

Bắt nguồn từ thuyết này, người ta lây bảng cân đối kê toán làm khởi điểm để giải thích cơ chế kế toán và thiết lập cho mỗi loại tài khoản một định luật tổng quát và cách sử dụng tài khoản.