Bài 1: Chứng từ kế toán


Nội dung bài giảng Bài 1: Chứng từ kế toán giúp các bạn nắm được về khái niệm chứng từ kế toán, ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế toán, tính chất pháp lý của chứng từ kế toán, phân loại chứng từ kế toán, ký chứng từ và quản lý sử dụng chứng từ,...

Tóm tắt lý thuyết

Mọi số liệu ghi chép vào các loại sổ kế toán khác nhau cần có cơ sở bảo đảm tính pháp lý, tức là những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thông qua các hình thức được nhà nước quy định cụ thể hoặc có tính chất bắt buộc hoặc có tính chất hướng dần. Các hình thức này chính là các loại chứng từ được các đơn vị sử dụng trong hoạt động của mình.

1. Khái niệm chứng từ kế toán

Theo Luật Kế toán ban hành ngày 17/6/2003, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Như vậy thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn hoặc là vật mang tin, (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán) theo mầu quy định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị.

Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành một cách thường xuyên, cho nên, việc lập chứng từ để làm cơ sở xác minh sự biến động của các loại tài sản các loại nguồn vốn cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan.

2. Ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế toán

Lập chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của kế toán, nó là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành bằng giấy tờ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh để từ đó làm cơ sở ghi vào sổ kế toán.

Vì lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị , nên ảnh hưởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán. Chính vì vậy khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và kịp thời đồng thời về nội dung phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp. Đảm bảo các yêu cầu trên sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi sự biến động về tài sản và nguồn vom trong đơn vị.

Nhờ các chứng từ kế toán mà mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp đều được phản ánh đầy đủ để kế toán có thể giám đốc trước, trong và sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành, nhờ có chứng từ kế toán mà cấp trên truyền đạt mệnh lệnh và chỉ thị công tác của đơn vị cho cấp dưới và căn cứ vào đó cấp dưới thực hiện đồng thời chứng minh việc thực hiện của mình.

Luật kế toán quy định:

Lập chứng từ kế toán

  • Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
  • Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này.
  • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
  • Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giông nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 2 của Luật này lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kê toán.
  • Người lập, người ký duyệt và nhừng người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
  • Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 18 của Luật này và khoản 1, khoản 2 Điều này. Chứng từ diện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật này.

3. Tính chất pháp lý của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán có tính chất pháp lý rất quan trọng, được biểu hiện ở các mặt sau:

  • Thông qua việc lập chứng từ kế toán mà kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông qua việc lập chứng từ kế toán mà phát hiện những vi phạm chính sách thể lệ, chế độ của Nhà nước, nhừng hành vi tham ô, lãng phí tài sản để từ đó có thể ngăn ngừa kịp thời.
  • Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho các số liệu ghi trong sổ kế toán và cho các số liệu thông tin kinh tế của doanh nghiệp.
  • Chứng từ kế toán là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ, nó cũng là cơ sở kiểm tra ý thức chấp hành chính sách, mệnh lệnh sản xuất kinh doanh đồng thời cũng là cơ sở để cơ quan tư pháp giải quyết mọi sự tranh chấp khiếu tố nếu có.

4. Phân loại chứng từ kế toán

4.1 Phân loại theo nội dung kinh tế

Theo cách phân loại này, chứng từ tại đơn vị bao gồm:

Chứng từ chỉ tiêu lao động và tiền lương: bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ,... Loại chứng từ này là cơ sở cho kế toán thực hiện chức năng phản ánh, giám đốc tiền lương và các khoản phải trả theo lương phát sinh tại đơn vị.

Chứng từ chỉ tiêu hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất hàng gửi bán đại lý,... Loại chứng từ này là cơ sở cho kế toán thực hiện chức năng phản ánh và giám đốc hàng tồn kho tại đơn vị.

Chứng từ chỉ tiêu bán hàng: hóa đơn bán hàng thông thường, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn thu mua hàng nông, lâm thủy hải sản,... Loại chứng từ này tạo điều kiện cho việc theo dõi, kiểm tra quá trình bán hàng, là căn cứ pháp lý đế ghi nhận doanh thu, thu nhập và chi phí phát sinh tại đơn vị.

Chứng từ chỉ tiêu tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có, ... Loại chứng từ này là căn cứ để đơn vị phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán thuộc vốn bằng tiền tại đơn vị.

Chứng từ chỉ tiêu tài sản cố định: biên bản giao nhận tài sản cô định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, quyết định mua sắm tài sản cố định, quyết định thanh lý tài sản cố định,... Loại chứng từ này là căn cứ để đơn vị phản ánh và giám đốc quá trình tăng, giảm, sửa chừa tài sản cố định tại đơn vị.

4.2 Phân loại theo quy định quản lý của Nhà Nước

  • Chứng từ kế toán thông nhất bắt buộc: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.
  • Đối với loại chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thông nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế. Thông thường, hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc bao gồm những chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: séc, biên lai thu tiền, vé thu phí, lệ phí, tín phiếu, công trái, các loại hóa đơn bán hàng.
  • Chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị, phục vụ cho yêu cầu thông tin hạch toán nội bộ. Đối với loại chứng từ này, Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu quan trọng có tính chất đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể, thích hợp. Các đơn vị có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mầu biểu sao cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

4.3 Phân loại theo công dụng chứng từ

Để hiểu được chứng từ nhằm có thể sử dụng chúng một cách tốt nhất thì việc phân loại chứng từ là điều hết sức cần thiết. Có nhiều cách phân loại chứng từ song cách phân loại đầu tiên, phổ biến và dễ hiểu là phân loại theo trình tự xử lý và công cụ của chứng từ kế toán. Theo các phân loại này thì chứng từ kế toán được phân thành chứng từ gốc và chứng từ ghi số’.

@ Chứng từ gốc:

Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành. Theo công dụng thì chứng từ gốc được chia làm 2 loại: chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành.

Chứng từ mệnh lệnh: loại chứng từ này có tác dụng truyền đạt những chỉ thị hoặc mệnh lệnh, công tác nào đó. Loại chứng từ này không được dùng để ghi vào sổ sách kế toán. Ví dụ: lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật tư ...

Chứng từ chấp hành: Đây là loại chứng từ xác minh rằng chứng từ mệnh lệnh đã được thực hiện. Loại chứng từ này được dùng để làm cơ sở ghi vào số sách kế toán. Ví dụ: Phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuâ't kho, giấy báo có, giây báo nợ...

Trong thực tế để đơn giản và thuận tiện trong khi lập chứng từ, người ta thường kết hợp 2 loại chứng từ: chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành thành chứng từ liên hợp.

Ví dụ: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho; phiếu lĩnh vật tư ...

Mặc dù chứng từ gốc trong một đơn vị rất đa dạng, có kết câu và công dụng khác nhau, nhưng bao giờ giữa các loại chứng từ cũng có các yếu tố chung, cơ bản sau:

  • Tên gọi chứng từ: Giúp đê phân loại chứng từ và tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ cùng loại được dễ dàng.
  • Ngày và số chứng từ: Giúp cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu số liệu được dễ dàng, khoa học và tránh được sự lầm lẫn.
  • Tên và chữ ký của những người chịu trách nhiệm liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ cũng như tên gọi địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ tên gọi địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ yếu tố này đảm bảo tính pháp lý cúa chứng từ khi ghi vào sổ kế toán.
  • Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: giúp để kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đồng thời có cơ sở để định khoản kế toán được xác định.
  • Các đơn vị đo lường cần thiết: Tuỳ theo đối tượng được phản ánh trong chứng từ mà sử dụng các đơn vị đo lường phù hợp (đồng, kg, cái, ...) Việc sử dụng đơn vị đo lường phù hợp, một mặt cho phép kiểm tra mức độ thực hiện, mặt khác làm cơ sở để tống hợp sô liệu khi ghi vào sổ kế toán.

Sau đây, giới thiệu loại chứng từ gốc thường sử dụng trong các đơn vị:

Đơn vị..................

Địa chỉ.................

Số đăng ký doanh nghiệp (môn bài)

Tel, fax:................

          HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG                Quyển số:........................

Ngày........ tháng......... năm 20IX                               Số:.........

          (Liên:............. )                                          Nợ:.................

                                                                           Có:. ....................

Đơn vị bán hàng:............................................................................

Điện thoại:.......................................................................................

Họ tên người mua:.........................................................................

Địa chỉ:.................................. số tài khoản:...................................

Hình thức thanh toán:.............. Thời hạn thanh toán:.................

Lý do xuất:.......................................................................................

Số TT Tên, quy cách sản phẩm (hàng hóa)  Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3
             
             
  Cộng x x x x  

Tổng số tiền (viết bằng chữ):.........

Trong đó thuế:..............................

Thời gian và địa điểm bảo hành: ..............................

Ghi chú: ..............................

Người nhận hàng         Người bán hàng         Kế toán trưởng              Giám đốc

   (Ký, họ tên)                   (Ký, họ tên)             (Ký, họ tên)               (Ký, họ tên)

@ Chứng từ ghi Sổ:

Chứng từ ghi sổ là chứng từ tập hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc theo từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và ghi rõ cách vào sổ của từng nghiệp vụ đó. Có thể ghi thẳng các sổ liệu ở các chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ và cũng có thể tập hợp các số liệu ở các chứng từ gốc vào bảng tổng hợp rồi căn cứ vào bảng tổng hợp mà ghi vào chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ phải phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:

  • Số liệu của chứng từ ghi sổ.
  • Ngày lập chứng từ ghi sổ.
  • Số hiệu, tên chứng từ gốc kèm theo và nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế đã phản ánh trên chứng từ gốc.
  • Số hiệu hoặc tên tài khoản ghi Nợ cũng như ghi Có.
  • Số tiền ghi vào sổ cái.

Tên, chữ ký của người lập chứng từ ghi sổ và của kế toán trưởng hay người được kế toán trưởng uỷ nhiệm. Chứng từ ghi sổ có thể dùng mẫu in sẵn hoặc có thể đóng ngay vào chứng từ gốc một con dấu để ghi quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán.

Chứng từ ghi sổ phải đánh số liên tục từ đầu năm đến cuối năm, cũng có thể đánh số liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng, sang tháng sau lại bắt đầu đánh số lại. Ngày tháng của chứng từ ghi sổ là ngày tháng ghi vào sổ đang ký chứng từ ghi sổ.

Dưới đây là mẫu chứng từ ghi sổ:

Đơn vị...............

Địa chỉ...........

 

CHỨNG TỪ GHI SỔ

sổ........

Ngày .......tháng........ năm........

Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú
  Nợ    
A B C 1 D
         
         
Cộng x x   x

 

Kèm theo chứng từ gốc

Người lập                                                       Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)                                                         (Ký, họ tên)

Ngoài chứng từ ghi trên giấy, hiện nay kế toán còn sử dụng chứng từ điện tử.

  • Chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Chính phủ quy định chi tiết về chứng từ điện tử.

5. Ký chứng từ và quản lý sử dụng chứng từ

5.1 Ký chứng từ

  • Ký chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kê toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sần. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thông nhất.

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm câm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

5.2 Quản lý chứng từ

  • Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giừ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rỏ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

6. Trình tự lập và xử lý chứng từ kế toán

6.1 Lập chứng từ

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị dều phải lập chứng từ, khi lập chứng từ, phải đảm bảo tuân thủ những quy định sau:

  • Các nghiệp vụ kinh tế tài chính, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán và lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị.
  • Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo chứng từ có đầy đủ nội dung đã quy định.
  • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy, xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ chứng từ bằng cách gạch chéo vào chứng từ ghi sai.
  • Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị lập đế giao dịch với các tổ chức, cá nhân bền ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.
  • Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
  • Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo đúng quy định.

6.2 Kiểm tra chứng từ

Trình tự kiểm tra:

  • Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
  • Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh đà ghi trên chứng từ kế toán, đổì chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
  • Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ ... về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,...) đồng thời báo ngay cho GĐDN biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chừ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

6.3 Hoàn chỉnh chứng từ

Chứng từ sau khi được kiểm tra xong phải hoàn chỉnh một số nội dung cần thiết để đảm bảo việc ghi sổ kế toán được nhanh chóng và chính xác.

Hoàn chỉnh chứng từ là sắp xếp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo địa điểm phát sinh, ghi số tiền cho những chứng từ chưa có tiền, tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán hoặc lập chứng từ ghi sổ.

6.4 Tổ chức luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán

Chứng từ kế toán được lập ở rất nhiều bộ phận trong đơn vị, song cuối cùng các chứng từ kế toán phải được tập trung về bộ phận kế toán để phản ánh vào sổ sách kế toán. Do vậy để đảm bảo việc ghi sổ kế toán được nhanh chóng và chính xác cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học.

Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đường đi cụ thể của từng loại chứng từ: chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào có nhiệm vụ kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó, bộ phận nào được phép lưu trữ chứng từ.

Ví dụ: Chứng từ nhập vật liệu (phiếu nhập vật tư) do phòng cung tiêu lập, sau đó được chuyển đến thủ kho để làm căn cứ nhập vật liệu vào kho và ghi vào thẻ kho, tiếp theo chuyển cho bộ phận kế toán vật liệu để ghi sổ nhập vật liệu.

Để thực hiện việc luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng, bộ phận kế toán cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ cho từng loại chứng từ cụ thể. Việc xây dựng các sơ đồ như vậy, ngoài việc biểu hiện mối quan hệ về cung cấp số liệu của các bộ phận khác đôi với bộ phận kế toán, còn cho phép xác định được những luồng thông tin kinh tế diễn ra thường xuyên trong đơn vị, xác định được những nguyên nhân làm cho số liệu kế toán thiếu chính xác và thiếu kịp thời.

Tùy theo từng loại chứng từ mà tổ chức luân chuyển đến các bộ phận có liên quan theo một trình tự nhất định để tiện cho công việc theo dõi và ghi sổ kế toán. Kế toán trưởng đơn vị có trách nhiệm quy định thủ tục lập và luân chuyển chứng từ trong đơn vị. Các loại chứng từ chuyển đến bộ phận kế toán phải có sổ chuyển giao chứng từ ghi rõ: loại, số lượng tờ, ngày chuyển giao, người nhận chứng từ phải kiểm tra lại và ký vào sổ chuyển giao. Khi bộ phận kế toán hoàn trả lại các chứng từ thiếu sót để làm thủ tục thêm hoặc đế điều chỉnh, cũng phải ghi sổ chuyển giao chứng từ.

Đối với các loại chứng từ có nhiều liên, phải in rõ ràng liên nào dùng vào việc gì, chuyển đến đâu ... và khi in dùng giây màu khác nhau để dễ phân biệt. Những liên dùng lẫn lộn không có giá trị, nhiều liên cũng chỉ viết một lần, cần viết vào giấy than.

Kế toán trưởng đơn vị còn phải quy định người chịu trách nhiệm ghi sổ kế toán và thời gian hoàn thành công việc ghi sổ kế toán.

6.5 Bảo quản và lưu trữ chứng từ

Chứng từ kế toán sau khi ghi sổ xong phải được bảo quản chu đáo và có hệ thống để tiện việc kiểm tra khi cần thiết vì mọi số liệu phản ánh trong sổ kê toán đều từ chứng từ.

Hàng tháng khi công việc vào sổ đã xong, sổ sách đã được đối chiếu, kiểm soát và khóa sổ thì tất cả các chứng từ kế toán của tháng (chứng từ gô"c, chứng từ tổng hợp và chứng từ ghi sổ) phải sắp xếp theo loại, trong từng loại sắp xếp theo thứ tự thời gian, đóng thành quyển hoặc gói buộc cẩn thận, trên mặt ngoài ghi rõ:

  • Tên đơn vị.
  • Niên độ, tháng.
  • Số hiệu chứng từ ghi sổ: số đầu và số cuối.

Chứng từ kế toán được lưu trữ ở bộ phận kế toán trong thời gian 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Sau đó chuyển vào kho lưu trữ chung của đơn vị.

7. Tài liệu kế toán, bảo quản và lưu trữ

7.1 Tài liệu kể toán

Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

7.2 Bảo quản và lưu trữ

Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

  • Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
  • Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; sổ kế toán và báo cáo tài chính năm trừ trường hợp pháp luật có qui định khác.
  • Lưu trữ vĩnh viễn đôi với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Tài liệu kế toán lưu trữ của một đơn vị kinh tế này sát nhập vào đơn vị kinh tế khác hoặc của hai đơn vị nhập làm một đơn vị mới sẽ do bộ phận lưu trữ của đơn vị tiếp thu hay đơn vị mới lập thu nhận và bảo quản. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể phải được nộp vào kho lưu trữ theo lệnh của đơn vị kế toán câp trên. Tài liệu kế toán của các đơn vị có tính chất tạm thời thì khi đơn vị đó giải thể sè do đơn vị kế toán cấp trên trực tiếp thu nhận và bảo quản. Trong trường hợp một đơn vị được tách ra làm 2 hoặc nhiều đơn vị khác thì tài liệu kế toán lưu trữ liên quan đến công việc của đơn vị nào sẽ do đơn vị ấy tiếp thu để sử dụng và bảo quản.

Theo Luật kế toán:

  • Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
  • Tài liệu kế toán lưu trừ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.
  • Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
  • Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
  • Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

Tối thiểu năm năm dối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

  • Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ.

Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại

  • Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:
  • Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền
  • Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;
  • Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị  mất hoặc bị huỷ hoại;
  • Đối với tài liệu   kế toán có liên quan  đến tài sản nhưng không  thê phục hồi bằng các biện pháp  quy định tại khoản 2  và khoản 3 Điều này thì phẩi  kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.

Bài học cùng chương